Sitzungen

Regelmässige Vorstandssitzungen sind notwendig, um die Clubführung zu koordinieren und abzustimmen, um Meinungsbildung zu betreiben und wichtige Entscheidungen zu fällen. 

Damit die Sitzungen effizient durchgeführt werden können, sollten sie gut vorbereitet und straff geleitet werden. Empfehlenswert ist eine maximale Dauer von zwei Stunden. 

Tipps für die Sitzungsgestaltung: 

Grundsätzliches 

  • Jahressitzungsplan erstellen (fixe Termine) 
  • Schwerpunktthemen nach Jahresrhythmus festlegen (z. B. Jahresplanung, Berichterstattung, Generalversammlung usw.) 
  • Bezüglich Zeitpunkt der Sitzung Rücksicht auf Terminplan der Teilnehmenden nehmen 
  • Eher weniger Traktanden, dafür mehr Zeit für einzelne Themen einplanen, damit die Diskussion interessanter wird und sich stärker am Grundsätzlichen orientiert  

Vorbereitung 

  • Sitzungstraktanden nach Rücksprache mit Vorstandsmitgliedern festlegen und die Zuständigkeit des Vorstandes für gestellte Probleme und Geschäfte prüfen
  • Sitzungseinladung mit Traktanden und Unterlagen rechtzeitig versenden (mindestens ein Wochenende vor dem Sitzungstermin beim Empfänger)
  • Ressortberichte rechtzeitig versenden (mindestens ein Wochenende vor dem Sitzungstermin beim Empfänger) 
  • Ziele und Zeitbedarf für einzelne Traktanden auf der Einladung vermerken 
  • Je nach Traktandum direkt betroffene Funktionäre bzw. Fachspezialisten/-spezialistinnen einladen 
  • Unterlagen auf das Wesentliche kürzen: knappe Umschreibung des Problems, Aufzeigen von Lösungsvarianten, Antrag zur Beschlussfassung mit Begründung 
  • Studium alter Protokolle 
  • Geeignetes Sitzungslokal reservieren: genügend Platz mit Abstellflächen, keine Störfaktoren, Infrastruktur für Präsentationen nach Bedarf, Getränke organisieren. 

Sitzungsleitung 

  • Ziele der Sitzung bekannt geben 
  • Protokollführung sicherstellen 
  • Über die Behandlung kurzfristig eingegebener, nicht traktandierter Anträge entscheiden lassen 
  • Erfüllung pendenter Aufträge überprüfen 
  • Sitzung moderieren, keine Dominanz durch Vorsitzenden 
  • Am Thema bleiben, nicht «plaudern» 
  • Alle Sitzungsteilnehmer beteiligen 
  • Zeitplan im Auge behalten 
  • Bei längerer Sitzungsdauer (mehr als zwei Stunden) Pausen einplanen 
  • Teilergebnisse zusammenfassen, Ziel anvisieren. Allenfalls weitere Abklärungen treffen lassen und Entscheid auf späteren Zeitpunkt verschieben 
  • Ergebnisse und Entscheide klar festhalten und formulieren 

Protokollierung 

  • Beschlussprotokoll mit Zuständigkeiten und Terminvorgaben erstellen 
  • Allfällige Abklärungen im Anschluss an die Sitzung ergänzen (speziell vermerken) 
  • Protokoll spätestens 14 Tage nach der Sitzung versenden 
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