Detailplanung

Die Aufgaben sind definiert und verteilt. Jetzt wird geplant – und zwar bis ins kleinste Detail. Beantworten Sie für sich Frage um Frage (siehe unten). Erstellen Sie einen genauen Plan, wer wofür zuständig ist. Überprüfen Sie immer zuerst, ob Sie Spezialistinnen und Spezialisten in Ihrem Club haben oder ob ein Mitglied über wertvolle Beziehungen zu solchen verfügt. 
 
Mögliche Fragen zu den Finanzen: 

  • Wird eine Festrechnung geführt? 
  • Ist die Liquidität sichergestellt? 
  • Gibt es eine Ressortkasse und genügend Wechselgeld? 
  • Werden eingehende Rechnungen vom Ressortleiter/von der Ressortleiterin überprüft/visiert? 
  • Wird das Budget eingehalten? 

Mögliche Fragen zu Bauten/Technik: 

  • Braucht es zusätzliche Infrastruktur (Örtlichkeiten, Bauten, Kosten)? Wird eine Materialliste erstellt? 
  • Wie ist der Notfalldienst organisiert? Welche Vorbereitungen sind für dessen Einsatz nötig? Gibt es einen lokalen Sanitätsdienst? 
  • Wer sind die Lieferanten (Partner/Sponsoren, Supporter, Clubmitglieder)? Sind diese im OK festgelegt? 
  • Sind Termine und Personalbedarf für Bauarbeiten (Auf- und Abbau) in der Agenda gespeichert?
  • Welche Transportkapazitäten und Transportwege gibt es? 
  • Sind Parkplätze, Verkehrswege, Signalisationen vorhanden? 
  • Gibt es Mittel für die Beschallung (Musik, Durchsagen, Ansprachen) und die Beleuchtung?  

Mögliche Fragen zur Festwirtschaft: 

  • Wer organisiert die Festwirtschaft? Clubmitglieder, Freunde, Interessierte? 
  • Hat das OK das Angebot und die Lieferanten festgelegt? 
  • Ist ein Arbeitsplan betreffend Ablösung für den Ess- und Trinkstand erstellt? Ist der erhöhte Personalbedarf während den Essenszeiten eingeplant? 
  • Wer kontrolliert den Schichtwechsel? 
  • Gibt es ein Verpflegungs- und Abfallkonzept?  

Arbeiten Sie mit möglichst wenigen verschiedenen Lieferanten zusammen. Berücksichtigen Sie dabei Ihre Partner/Sponsoren und die Supporter Ihres Clubs. Vergessen Sie aber auch nicht Ihre Clubmitglieder! Wichtig ist zudem der Einbezug von Behördenvertretern, zum Beispiel für das Verkehrskonzept die Vertreter der Feuerwehr und des Polizeivorstandes. Vielleicht können Sie über die Gemeinde/Stadt kostengünstiges Material beziehen, etwa Baumaterial und Absperrungen. 

Mögliche Fragen zu Rahmenprogramm/Unterhaltung: 

Bei jeder Veranstaltung ist das Rahmenprogramm von grosser Bedeutung. Überlegen Sie sich etwas Spezielles. Organisieren Sie beispielsweise einen Wettbewerb, eine Torwand oder einer Karaokebar. Geeignet sind auch Musik und Spiele. Prämieren Sie die besten Torhüter/innen oder Torschützen/Torschützinnen. Das Rahmenprogramm soll Gross und Klein, Sportlern und Sportlerinnen, Zuschauern und Zuschauerinnen etwas bieten. Erarbeiten Sie das Rahmenprogramm deshalb entsprechend dem Veranstaltungszweck. Setzen Sie sich mit den OK-Mitgliedern zusammen, und skizzieren Sie alle Ihre Ideen. Sie werden überrascht sein, welche Früchte ein solches Brainstorming trägt.
Letztlich kann eine speziell dekorierte Bar (z. B. an einem Grümpelturnier) helfen, noch mehr Gäste anzuziehen.

Fragen Sie sich auch Folgendes: 

  • Was soll erreicht werden? Ist es eine Hauptveranstaltung oder eine Ergänzung zu einem Anlass? 
  • Wie soll das Ziel erreicht werden? 
  • Wer soll angesprochen werden? Wer sind das Zielpublikum, die Gäste, die Wettkämpfer? 
  • Wo findet die Veranstaltung statt? Auf dem Clubgelände, auf einer öffentlichen Anlage, in einem Festzelt? Was passiert bei schlechter Witterung?
  • Wann finden die Aktivitäten statt? Wurde ein Zeitplan für das Rahmenprogramm erarbeitet? 
  • Wie viel kosten die geplanten Aktivitäten bzw. welchen Gewinn sollen diese abwerfen? Wurde ein Budget erstellt?  

Mögliche Fragen zu Marketing, Werbung, Medien: 

Das Marketing spielt bei einer Veranstaltung eine wichtige Rolle. Denn damit erreichen Sie Ihre Zielgruppen am besten. Beachten Sie dazu die Erläuterungen im Kapitel Öffentlichkeitsarbeit. Nachfolgend sind die wichtigsten Fragen zusammengefasst: 

  • Wie kann das Ziel der Veranstaltung erreicht werden? Mit welchen Werbemitteln? 
  • Wer soll angesprochen werden? Welche Zielgruppe? 
  • Wo und womit wird geworben? Clubintern (z. B. Fussballspiele, Versammlungen, Clubheft), lokal oder regional (z. B. Plakate, Flyer, Radio, Social Media)? 
  • Wann und wie oft wird geworben? 
  • Wie viel kostet die geplante Werbung? Wurden die Offerten bereits eingeholt?  
  • Werden Termine und Budget überwacht? 
  • Wer gestaltet die Jubiläumsschrift oder den Festführer? 
  • Gibt es redaktionelle Beiträge für die Medien? Haben Sie einen Journalisten/eine Journalistin im Club oder im Bekanntenkreis?  

Stellen Sie in regelmässigen Sitzungen fest, ob alle Mitarbeitenden den Zeitplan einhalten. Das schützt Sie vor bösen Überraschungen. 

Durchführung und Nachbereitung 

Der grosse Tag ist da. Jetzt gilt es, das Vorbereitete umzusetzen und den Plan genaustens zu befolgen. Behalten Sie die Übersicht, lassen Sie sich nicht nervös machen – es kommt alles gut. Und noch etwas Wichtiges: Mit dem Schlusspfiff ist die Veranstaltung noch nicht abgeschlossen. Legen Sie deshalb im Voraus fest, 

  • wer beim Abräumen hilft,
  • wer den Müll entsorgt,
  • wer den Abbau übernimmt, 
  • wer die Lieferanten informiert. 

Bestimmen Sie eine/n Verantwortliche/n, der/die während und nach dem Anlass für einen reibungslosen Ablauf sorgt. Mit tadellosem Aufräumen können Sie bei den Behörden und der Anwohnerschaft viele Sympathien gewinnen.

zurück