Attribution des tâches

Tâches possibles de l’organe responsable 

  • Est responsable de l’ensemble de la manifestation sportive. 
  • Définit les directives et les structures, et les formule par écrit en tant qu’organe supérieur du comité d’organisation (CO): objectifs et mission, compétences et devoirs, cadre financier, rapports. 
  • À la demande du comité d’organisation (CO), décide définitivement de l’organisation de l’événement.  
  • Approuve les plans et les budgets du CO. 
  • Approuve le rapport d’événement et les comptes, donne décharge au CO. 

 Tâches possibles du comité d’organisation 

  • Formule les objectifs partiels et intermédiaires. 
  • Prépare les plans à l’intention de l’organe responsable. 
  • Élabore le budget. 
  • Se procure des moyens humains, financiers et matériels. 
  • Soumet une demande d’organisation de l’événement à l’organe responsable.  
  • Se charge de l’information interne et externe. 
  • Effectue le travail de planification, met sur pied la manifestation sportive. 
  • Évalue la manifestation. 
  • Boucle les comptes et les soumet à l’approbation de l’organe responsable. 
  • Évalue un rapport à l’intention de l’organe responsable. 

Le CO devrait être aussi restreint que possible et se composer de membres ayant les capacités et les ressources nécessaires. Il est recommandé de chercher un bon équilibre entre personnes de différents sexes et âges: le travail se fait en étroite collaboration. Vous devez également recruter des chefs de service qui possèdent des compétences professionnelles, un bon réseau de contacts et un solide sens de l’organisation. 

Tâches possibles du secrétariat 

  • Se charge des tâches de secrétariat de la manifestation. 
  • Allège le président, la direction et les chefs de service de tâches administratives.
  • Gère les fichiers d’adresses de la manifestation. 
  • Joue le rôle de centre de contact, d’information et d’inscription pour les participants. 
  • Enregistre toutes les inscriptions et dresse la liste des participants. 
  • S’occupe des autorisations (p. ex. pour la restauration, les heures d’ouverture, le stationnement, la fermeture des routes, les déviations, SUISA, etc.) 
  • Archive les documents et les dossiers du CO. 
  • Tient les procès-verbaux des séances du CO. 
  • Gère la correspondance en rapport avec la manifestation. 
  • Organise l’envoi des documents aux participants. 
  • Organise l’expédition en vrac des imprimés. 

 

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