Séances

Il est nécessaire de réunir régulièrement le conseil d’administration afin de coordonner la gestion du club, de former des opinions et de prendre les décisions importantes.
Pour être efficaces, les séances doivent être bien préparées et conduites avec rigueur. Un maximum de deux heures est recommandé. 

Conseils pour l’organisation de séances: 

Principes: 

  • Créer un calendrier annuel des séances (dates fixes) 
  • Définir les sujets prioritaires sur une base annuelle (p. ex. planification annuelle, rapports, assemblée générale, etc.) 
  • Tenir compte de l’emploi du temps des participants pour fixer l’heure de la séance 
  • Moins de points à l’ordre du jour, mais plus de temps pour des sujets individuels de sorte que la discussion soit plus intéressante et plus orientée vers l’essentiel  

Préparation 

  • Déterminer l’ordre du jour des séances en consultation avec les membres du conseil d’administration et vérifier la compétence de ce dernier en la matière
  • Envoyer à temps la convocation, avec les points à l’ordre du jour et les documents complémentaires (réception au moins un week-end avant la date)
  • Envoyer à temps les rapports de chaque domaine de compétences (réception au moins un week-end avant la date) 
  • Noter sur la convocation les objectifs et le temps requis pour chaque point à l’ordre du jour 
  • Inviter les agents ou les spécialistes directement concernés par les points à l’ordre du jour 
  • Raccourcir les documents à l’essentiel: brève description du problème, présentation des différentes solutions possibles, proposition de résolution avec justification 
  • Examen des anciens procès-verbaux 
  • Réserver une salle de réunion appropriée: suffisamment d’espace et de rangements, pas de facteurs perturbateurs, infrastructure pour les présentations si nécessaire, boissons. 

Conduite de la séance 

  • Annoncer les objectifs de la séance 
  • Veiller à la rédaction des procès-verbaux  
  • Décider du traitement des points formulés au dernier moment mais qui ne figurent pas à l’ordre du jour 
  • Vérifier la conduite des affaires en cours 
  • Modérer la séance — pas de dominance de la part de la présidence 
  • Ne pas sortir du sujet — pas de bavardages 
  • Faire participer toutes les personnes présentes 
  • Garder un œil sur l’heure 
  • Dans le cas de séances plus longues (plus de deux heures), prévoir des pauses 
  • Résumer les résultats partiels, se concentrer sur l’objectif Au besoin, demander des éclaircissements supplémentaires et reporter la décision à une date ultérieure. 
  • Consigner et formuler clairement les résultats et les décisions 

Procès-verbal 

  • Dresser un procès-verbal des décisions prises, avec les responsabilités et les délais 
  • Éventuellement, compléter le procès-verbal a posteriori par des éclaircissements (le noter spécifiquement)
  • Envoyer le procès-verbal au plus tard 14 jours après la séance 
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