Détails conférence de presse

Planification 
Vous avez donc décidé d’organiser une conférence de presse. Prenez le temps nécessaire à l’organisation. Vous devez représenter votre club de façon professionnelle, surtout devant les médias. N’oubliez pas qu’à l’issue de la conférence, ce sont les journalistes qui décident de quoi ils parleront et de quelle manière. C’est pourquoi une conférence de presse ne devrait jamais être ennuyeuse. Invitez divers intervenants pour présenter les faits les plus importants dans le cadre de courtes présentations. Assurez-vous qu’il n’y ait ni contenu qui se recoupe ni monologue.

Attention: les conférences de presse doivent répondre en premier lieu aux préoccupations des médias. La présence des sponsors doit donc être mesurée. 

Temps et lieu
Vous devez définir une thématique d’ensemble. Réfléchissez ensuite au moment et à l’endroit où vous aimeriez tenir la conférence de presse: 

  • Date 
    Y a-t-il des événements concurrentiels (chevauchements de dates) ou des délais éditoriaux?
  • Temps 
    Idéalement, vous devriez choisir des horaires qui n’entraînent pas de contraintes de temps inutiles pour les rédactions. 
  • Lieu 
    Central, facilement accessible en transports en commun; des possibilités de stationnement sont particulièrement particulièrement appréciées par les équipes de tournage. 
  • Espace 
    Réservation, préparation, équipement, possibilités techniques (y compris zone de travail wifi, car les professionnels des médias doivent souvent contacter leur rédaction le plus rapidement possible à partir du lieu de la conférence). 
  • Contenu 
    Intervenant, programme d’ensemble 

Préparation
La décision d’organiser une conférence de presse a été prise. Aménagez à présent suffisamment de temps pour tout organiser jusque dans les moindres détails. Procédez étape par étape: 

1ère étape: informations 
Vérifiez les informations internes: 

  • Qui sont les intervenants et les invités? 
  • Où a lieu la conférence? 
  • Étudiez les possibilités de remplacement des intervenants afin que des mesures puissent être prises en cas d’urgence. 
  • Si la conférence de presse revêt un caractère important, il est judicieux de prévenir les médias à l’avance («save the date»). 
  • Évaluez l’infrastructure dont les intervenants ont besoin. Réfléchissez également au programme prévu. 

2e étape: invitation 
Les conférences de presse peuvent être planifiées et organisées de manière plus contraignante si l’invitation est accompagnée d’un formulaire d’inscription et d’un délai. Envoyez-les environ deux à quatre semaines avant la date de conférence prévue. Les invitations aux conférences de presse sont toujours envoyées à l’adresse de la rédaction. Vous pouvez également envoyer une deuxième invitation au rédacteur en chef ou aux journalistes que vous connaissez par leur nom.

Veuillez indiquer le contenu minimum suivant dans l’invitation: 

  • Date, heure, lieu
  • Personne ou instance qui invite 
  • Sujet de la conférence 
  • Programme prévue
  • Plan de localisation de la conférence 

3e étape: organisation 
Comme partout, une bonne organisation accomplit la moitié du travail. Qui s’occupe de l’apéritif? Comment sont les tables? Parcourez la liste ci-dessous point par point: 

  • Il y a souvent un bureau d’accueil devant la salle de conférence. Vous y distribuerez des dossiers de presse et fournirez toutes les informations nécessaires. 
  • Au mieux, envoyez des informations avant la conférence de presse (impérativement avec un embargo). Cela permettra aux participants de mieux se préparer et de planifier leurs médias en conséquence.
  • Des tables disposées dans la salle, dans la direction de l’intervenant, sont idéales.
  • Table pour l’intervenant, éventuellement pupitre: Disposez des écriteaux clairs pour chaque intervenant. Cela évitera les fautes d’orthographe.
  • Tirez au clair: Y a-t-il un besoin et un budget pour un service de traiteur?
  • Quelle infrastructure technique est-elle disponible (sièges, microphones, vidéoprojecteur, écran de projection, grand écran, wifi, etc.)? 

4e étape: dossier de presse 
Un dossier de presse est aussi nécessaire à une conférence de presse que l’est un ballon au football. Un dossier de presse contient toutes les informations, idéalement sous forme imprimée et sur clé USB (y compris photos ou vidéos). Contenu possible: 

Liste de présence médias 

  • Portraits des intervenants (fonction, profession, en fonction depuis… etc.) 
  • Discours des orateurs 
  • Circonstances de l’événement (lieu, heure, programme) 
  • Participants 
  • Statistiques (classements, nombre de membres, etc.) 
  • Déroulement du programme
  • Adresse de contact pour les médias pendant l’événement 
  • Contributions RP des partenaires 
  • Liste des sponsors (sélection des partenaires/sponsors les plus importants)
  • Résumé du communiqué de presse 
  • Photos 
  • Vidéos 

Conseils pour le bon déroulement

  • Créez une ambiance (accueil, signalétique, décoration) 
  • Prévoyez suffisamment de temps pour les contacts informels avant et après l’événement. 
  • Organisation de moments plus «légers» dans l’esprit du programme d’ensemble 
  • Durée maximale d’une conférence de presse: 1 h 00/1 h 30 
  • Peut-être un cadeau souvenir — savoir raison garder: la bonne volonté des médias ne s’achète pas. 
  • Créez des sujets propres à être pris en photo et augmentez les chances que des photos de votre événement soient publiées. 

Autres 
Après la conférence de presse, cela vaut la peine de réunir vos collaborateurs pour effectuer le suivi au calme: 

  • Veille médiatique (recueil des échos médiatiques = mesure du succès) 
  • Envoi de la documentation aux participants qui ne sont pas venus 
  • Analyse critique de l’événement
  • Comptabilité de l’événement 
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