Événement sportif

L’idée qui sous-tend la manifestation sportive a été arrêtée. Vous pouvez maintenant commencer la phase de préparation et ainsi veiller à son succès par une planification minutieuse. Une bonne préparation vous aide à réagir correctement dans des situations décisives ou délicates, et vous permet au besoin d’improviser. Dans la phase de préparation, il est important que 

  • des informations soient régulièrement échangées entre toutes les parties; 
  • suffisamment de temps soit prévu pour la communication interne et la coordination; 
  • les tâches soient réparties de façon à maintenir l’effort individuel dans des limites raisonnables. 

En outre, n’oubliez pas de vérifier à l’avance avec les autorités locales que vous disposez des autorisations nécessaires. Le modèle en cinq phases présenté ci-dessous peut servir à une planification structurée. 

La gestion des événements en 5 phases 
L’organisation d’une manifestation sportive présente les caractéristiques suivantes:  

  • Un projet unique avec des objectifs définis
  • Début et fin prédéfinis 
  • Ressources humaines et financières limitées  
  • Incertitudes quant à l’horaire, au succès et aux coûts  
  • Organisation spécifique au projet: responsabilité, mandant, gestion, unités organisationnelles avec leurs responsables 


Ces critères s’appliquent aussi bien aux événements ponctuels qu’aux manifestations régulières.
Chaque manifestation sportive est unique. Néanmoins, il est utile de présenter le déroulement standard d’un projet. Ce modèle en 5 phases est utile pour standardiser l’organisation d’un événement sportif et garder une vue d’ensemble.
Ce modèle peut être adapté au cadre général et aux besoins particuliers de l’événement à organiser. Par exemple, vous pouvez vous passer des phases 1 et 2 pour une manifestation régulière ou combiner les phases 2 et 3 pour une autre de moindre ampleur.  

Triangle de projet 

 

Produit 
Objectifs, contenu, qualité 
Ressources 
Personnel, finances, infrastructure/matériel 
Cadre temporel 
Date fixe, étapes intermédiaires 


Le «triangle magique de la gestion de projet» revêt une importance particulière pour les manifestations. Le triangle est «magique» car chaque changement touchant l’un des coins en affecte au moins un autre. Par exemple, le renforcement du dispositif de sécurité améliore la qualité du produit. Toutefois, il ne peut être mené à bien qu’en augmentant les ressources humaines et financières. 
Le produit — c’est-à-dire les objectifs, le contenu et la qualité de la manifestation — est défini par le sponsor ou le mandant. Il doit être développé avec les ressources humaines, financières et matérielles disponibles et doit pouvoir être mis en œuvre à un moment prédéterminé. Pour les manifestations sportives, on ne prévoit généralement pas de date de remplacement.  

Étapes intermédiaires (jalons) 
Les 5 phases donnent au projet «manifestation sportive» une structure organisationnelle. La structure temporelle du projet est balisée au moyen d’étapes intermédiaires. Ces jalons marquent les dates auxquelles doit être atteint un résultat défini par un certain nombre de critères. À chaque phase de l’organisation, l’organisateur peut fixer un ou plusieurs jalons.

retour