Planificazione dettagliata

Una volta definiti e ripartiti i compiti, si passa alla pianificazione nei minimi dettagli. Interrogatevi su ciascuno dei punti riportati di seguito. Redigete un piano preciso in cui siano definite le varie competenze. Prima verificate sempre se nel vostro club sono presenti specialisti o se un membro intrattiene legami con esperti il cui aiuto potrebbe rivelarsi prezioso.

Possibili domande di carattere finanziario: 

  • Viene tenuto un conto relativo all’evento? 
  • È garantita la liquidità? 
  • Esiste una cassa del servizio? Avete a disposizione denaro di piccolo taglio in quantità sufficiente?
  • Le fatture in entrata vengono verificate/vidimate dal relativo capo servizio? 
  • Viene rispettato il budget? 

Possibili domande di carattere infrastrutturale/tecnico: 

  • Sono necessarie infrastrutture supplementari (spazi, strutture, costi)? Viene redatto un elenco dei materiali? 
  • Com’è organizzato il servizio di emergenza? Quali preparativi sono necessari per il suo intervento? Esiste un servizio sanitario locale? 
  • Chi sono i fornitori (partner/sponsor, supporter, membri del club)? Sono definiti all’interno del comitato organizzativo? 
  • Sono definiti in agenda date e fabbisogno di personale per i lavori di natura strutturale (allestimento e smantellamento)? 
  • Quali sono le capacità di trasporto e quali le vie di trasporto disponibili? 
  • Sono presenti parcheggi, vie di comunicazione, segnaletica? 
  • Sono disponibili impianti per la diffusione sonora (musica, comunicati, brevi discorsi) e l’illuminazione?  

Possibili domande sul punto di ristoro: 

  • Chi organizza il punto di ristoro? Membri del club, amici, persone interessate? 
  • Il comitato organizzativo ha definito l’offerta e i fornitori? 
  • È stato messo a punto un piano di lavoro per l’avvicendamento degli addetti allo stand di cibi e bevande? È stato preventivato il maggior fabbisogno di personale nell’orario dei pasti? 
  • Chi controlla il cambio dei turni? 
  • Sono stati elaborati un concetto di ristorazione e un piano per i rifiuti?  

Evitate, nella misura del possibile, di fare ricorso a tanti fornitori diversi. Nella scelta, tenete in considerazione i vostri partner/sponsor e i supporter del club, senza dimenticare, naturalmente, gli stessi membri! È anche importante coinvolgere i rappresentanti delle varie autorità, ad esempio i pompieri e i vertici della polizia per il piano della viabilità. È probabile che tramite il comune/municipio sia possibile reperire materiale più a buon prezzo, come ad es. quello per l’allestimento delle strutture e le transenne. 

Possibili domande sul programma di contorno/sull’intrattenimento
Quando si organizzano manifestazioni, il programma di contorno è un elemento di fondamentale importanza. Pensate a qualcosa di speciale, come ad esempio un concorso, una porta con parete a bersagli o un karaoke. Altrettanto indicati sono la musica e i giochi. Premiate i portieri o i marcatori migliori. Il programma di contorno deve avere qualcosa da offrire ad adulti e bambini, sportivi e spettatori. Quindi, va messo a punto tenendo bene a mente lo scopo della manifestazione. Riunitevi con i membri del comitato organizzativo e abbozzate alcune idee. Rimarrete meravigliati dai risultati che si possono ottenere con un simile brainstorming.
Anche un «bar» allestito con decorazioni ad hoc (ad es. in occasione di un torneo amatoriale) può essere utile per attirare più ospiti. 

Ponetevi anche le seguenti domande: 

  • Qual è l’obiettivo dell’evento? Si tratta di una manifestazione principale o collaterale a un altro evento? 
  • In che modo si intende raggiungere l’obiettivo? 
  • A chi ci si rivolge? Chi è il pubblico target, chi sono gli ospiti e i partecipanti alla competizione? 
  • Dove ha luogo la manifestazione? Presso la sede del club, in una struttura pubblica o in un tendone delle feste? Come si procederà in caso di maltempo? 
  • Quando si svolgono le varie attività? È stata elaborata una tabella di marcia per il programma di contorno?
  • A quanto ammontano i costi relativi alle attività pianificate e quale guadagno si intende trarne? È stato allestito un budget?  

Possibili domande su marketing, pubblicità, media
Il marketing svolge un ruolo di rilievo nell’ambito di una manifestazione, in quanto serve per raggiungere con efficacia i gruppi target auspicati. A tale proposito, tenete presente quanto riportato nel capitolo Pubbliche relazioni. Ecco in sintesi le domande più importanti: 

  • In che modo si può raggiungere l’obiettivo della manifestazione? Con quali mezzi pubblicitari? 
  • A chi ci si rivolge? A quale gruppo target? 
  • Dove e con quali mezzi viene reclamizzato l’evento? All’interno del club (ad es. partite di calcio, assemblee, giornale del club), a livello locale o regionale (ad es. manifesti, depliant, radio, social media)?
  • Quando e con quale frequenza viene reclamizzato l’evento? 
  • Quanto costa la pubblicità pianificata? È già stato richiesto ai potenziali fornitori di presentare un’offerta?  
  • Scadenze e budget vengono monitorati? 
  • Chi realizza la pubblicazione relativa all’anniversario o la guida della festa? 
  • Sono stati approntati contributi redazionali per i media? Avete un giornalista all’interno del club o nella vostra cerchia di conoscenze?  
  • Stabilite, nel corso di riunioni periodiche, se tutti i collaboratori rispettano la tabella di marcia. Così facendo, vi mettete al riparo da spiacevoli sorprese. 

Esecuzione e follow-up 
È arrivato il grande giorno. Ora dovete concretizzare ciò che avete preparato sulla carta e seguire il piano nei minimi particolari. Cercate di avere sempre ben chiaro il quadro della situazione e di mantenere la calma: andrà tutto per il verso giusto.
Tenete anche presente che la manifestazione non termina con il fischio finale. Stabilite quindi in anticipo 

  • chi deve aiutare nelle attività di sgombero, 
  • chi si occuperà dello smaltimento dei rifiuti, 
  • chi si dedicherà alle operazioni di smantellamento, 
  • chi informerà i fornitori. 

Nominate un responsabile che garantisca il corretto svolgimento delle operazioni durante e dopo l’evento. Con uno sgombero e un riordino impeccabili vi guadagnerete molte simpatie tra le autorità e gli abitanti del vicinato. 

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