Impostazione concetto sponsoring

Per elaborare un piano di sponsoring potete prendere spunto dalla seguente struttura. Con qualche accorgimento, potrete utilizzarla per le più svariate richieste di sponsoring. 

Frontespizio 
Il contenuto (il fatto che si tratta di un piano di sponsoring, i relativi destinatari e la finalità) e il mittente devono essere subito ben visibili, ovvero devono essere definiti in modo chiaro. Utilizzate per il frontespizio una grafica semplice ma accattivante. 

Sintesi dei contenuti 
Questa sezione deve presentare una struttura chiara e logica. Numerate le pagine. 

Obiettivi e valore di mercato del club (gruppi target)  
Scrivete, ad esempio, qualche riga sulla storia (di successo) del club. Citate il numero di membri attivi e passivi, funzionari e membri onorari e menzionate gli obiettivi del club e la relativa funzione nel comune di riferimento. Presentate una panoramica degli eventi e delle attività principali. Non dimenticate inoltre di sottolineare gli obiettivi che intendete raggiungere sul fronte dell’incentivazione dei giovani e della promozione delle giovani leve: sono sempre aspetti interessanti per uno sponsor.
In sintesi: a chi si rivolge il vostro club? Chi desiderate raggiungere? Definite il gruppo target nel modo più preciso possibile (fascia di età, interessi, particolarità caratteriali).  

Situazione iniziale (introduzione) 
Rivolgetevi al potenziale sponsor in maniera diretta. Sottolineate gli aspetti sociali. Ad esempio:
«Il calcio è uno sport di squadra. La coesione è importante per noi. Puntiamo quindi a una partnership che sia interessante per entrambe le parti. Con il vostro impegno non solo potete sfruttare una vetrina in linea con il mercato, ma ci aiutate anche a promuovere la nostra attività di incentivazione dei giovani e di promozione delle giovani leve. Vogliamo quindi sottoporre alla vostra attenzione il nostro piano.»  

Partnership tra il club e lo sponsor 
Spiegate il senso di una partnership per lo sponsor e il club. Orientate le vostre idee alle esigenze dello sponsor. Sottolineate la possibilità di mettersi in mostra e fare pubbliche relazioni.
La formula AIDA consente di realizzare una strategia di marketing efficace e in grado di suscitare emozioni. Essa indica su quali aspetti occorre lavorare affinché un potenziale sponsor «si accorga» di noi: 

  • A = Attenzione
  • I = Interesse 
  • D = Desiderio 
  • A = Azione 

Attirate l’attenzione del potenziale sponsor nei confronti del vostro prodotto. Risvegliate il suo interesse e il desiderio verso quanto avete pubblicizzato. Esortatelo all’azione. 

Il sostegno ideologico del comitato consultivo 
Per documentare quanto sia importante un’attività mirata di incentivazione dei giovani e di promozione delle giovani leve anche di fronte all’opinione pubblica, è opportuno istituire un comitato consultivo formato da nomi di spicco del mondo della politica, dell’economia e dello sport.
Il comitato consultivo, composto da personalità della vita pubblica, mette in campo la sua rinomanza a favore di una buona causa e, grazie al suo sostegno ideologico, fa sì che un’idea di grande rilevanza sul piano della politica sociale riesca a prendere piede. Esso può raggiungere questo obiettivo schiudendo opportunità di contatto con eventuali sponsor grazie alla propria rete di relazioni oppure attirando l’attenzione dei potenziali sponsor sul piano di sponsoring del club nel corso di colloqui personali.
Maggiore è la visibilità con cui viene lanciato il progetto «sponsoring», maggiore è la probabilità di raggiungere gli obiettivi prestabiliti. In concreto, significa che sfruttare un gruppo di pressione a livello pubblico è uno strumento adeguato per sostenere in maniera efficace l’idea dello sponsoring. Coinvolgete il comitato consultivo nel club, ad esempio inserendo una sua intervista nel giornale del club o invitandolo a fare un intervento durante la serata con i genitori degli allievi.
Il comitato consultivo, che va istituito per la ricerca degli sponsor, è un elemento importante dell’attività di pubbliche relazioni. Dà al progetto «sponsoring» il peso necessario per essere accettato da ampie fasce della popolazione ed essere vagliato seriamente da potenziali partner/sponsor.
Detto questo, occorre tenere presente quanto segue: 

  • Fanno parte del comitato consultivo tra le 4 e le 6 persone al massimo.
  • La credibilità dei singoli membri è un requisito fondamentale.
  • È opportuno puntare a una giusta commistione di diversi background, scegliendo membri provenienti dal mondo dell’economia, della politica e dello sport.
  • I membri hanno il compito di suscitare simpatia e di rappresentare in modo attivo gli interessi del club; non bisogna però mai abusare del tempo che dedicano alla loro mansione.
  • Il comitato consultivo non dovrebbe utilizzare la «vetrina del club» per manovre (politiche) e lotte di potere. 

Utilità per lo sponsor 
Lo sponsoring è uno strumento di comunicazione con il quale si raggiungono gruppi target specifici: membri attivi/passivi, spettatori, genitori, amici e conoscenti, utenti dei media e abitanti di un determinato comune. I gruppi target sono circoscritti perlopiù a livello locale e più raramente a livello regionale. Grazie alle attività di pubbliche relazioni, lo sponsor ha la possibilità di raggiungere i propri gruppi target. 

Controprestazioni del club 
Non pensate solo alle classiche controprestazioni, come ad es. il logo dello sponsor sulla carta da lettera. A convincere maggiormente uno sponsor a impegnarsi sono quelle speciali e in grado di suscitare emozioni, come può essere l’apparizione durante un evento. Presentate le vostre controprestazioni preferibilmente sotto forma di pacchetto ritagliato su misura per la rispettiva categoria di sponsor, quindi ad esempio per uno sponsor principale, per uno o due co-sponsor e per 5-10 sponsor ufficiali. Il pacchetto deve risultare allettante per lo sponsor. Ad esempio, può comprendere i seguenti elementi: 

  • Distribuzione di depliant pubblicitari dello sponsor
  • Collaborazione da parte di un team del club durante eventi aziendali dello sponsor 
  • «Vetrina» durante i tornei, intervento dello sponsor in occasione dell’assemblea generale del club 
  • Apposizione del logo sulla carta intestata, nel giornale del club, in Internet, su depliant o cartelloni pubblicitari 
  • Ritorno di una percentuale, pattuita contrattualmente, del prezzo d’acquisto di una merce (ad es. articolo sportivo, auto) o di un servizio (ad es. viaggio) 

Impiego di fondi per lo sponsor 
Adeguate i costi preventivati alla rispettiva categoria di sponsor. L’obiettivo della società è vendere pacchetti completi affinché lo sponsor possa sfruttare appieno la «vetrina» offerta dal club. Qui è bene distinguere tra sponsor e inserzionista occasionale: una singola inserzione non è sponsoring ma pubblicità! Limitate le singole apparizioni, così l’effetto pubblicitario dello sponsor che ha scelto il pacchetto completo è maggiore.  

Stipula del contratto 
Tutte le controprestazioni devono essere definite chiaramente nel contratto, il quale va sottoscritto in due esemplari da entrambe le parti e deve riportare l’indicazione del luogo e la data.

Promotori del progetto 
Presentate brevemente i promotori e il mittente. È meglio che a occuparsi dello sponsoring sia un team di progetto appositamente creato. Per garantire un lavoro efficace, il team dovrebbe essere formato da non più di 3-5 componenti.
Esempio di composizione ideale: 

  • Responsabile di progetto
  • Membro del comitato direttivo (presidente incluso) 
  • Altri funzionari attivi nel club come allenatori o responsabili 
  • Membri del club senza compiti specifici 
  • Responsabile PR/marketing 
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