Organizzazione della società
Un’organizzazione del club in linea con gli obiettivi, le dimensioni e le esigenze della rispettiva società è la base per una cooperazione proficua tra tutti gli organi e le persone coinvolte. Un adeguato coordinamento e una visione concorde di responsabilità, compiti e competenze contribuiscono ad evitare che si disperdano energie, si agisca in modo arbitrario e si inneschino processi negativi.
I princìpi per l’organizzazione del club sono fissati nelle linee guida e nello statuto. È compito del comitato direttivo adottare, sulla base di queste disposizioni, le necessarie misure organizzative per il buon funzionamento della società, badando a istituire una struttura dirigenziale chiara, efficiente e comprensibile per tutte le parti coinvolte e a gestire i mezzi disponibili secondo princìpi economici.
I seguenti organi e sussidi consentono al comitato direttivo di avere il pieno controllo sull’organizzazione del club:
Assemblea generale
L’assemblea generale (AG, chiamata anche assemblea del club o assemblea dei membri) è l’organo più importante per la formazione della volontà nel club e occupa quindi la posizione gerarchica più elevata al suo interno. L’organizzazione, i compiti e le competenze dell’AG sono regolamentati nello statuto del club. Le disposizioni di legge al riguardo sono contenute nel Codice civile svizzero, all’art. 64 segg. Si veda anche il capitolo Eventi.
Organigramma del club
L’organigramma del club permette di comprendere a colpo d’occhio quali organi e responsabilità (istanze) sono rappresentati nel club e quali sono i rapporti gerarchici o, in ogni modo, lo schema generale che definisce i reciproci rapporti tra le varie istanze. » Modello di organigramma Le dimensioni di un club incidono sulle sue strutture organizzative. In ogni caso, è consigliabile mantenere una struttura gerarchica piatta.
Descrizioni delle funzioni
È utile che tutti i membri del comitato direttivo dispongano di una descrizione scritta delle funzioni in cui siano definiti carica, compiti e competenze. » Descrizioni delle funzioni
Diagrammi funzionali
I diagrammi funzionali mostrano in forma di tabella quali persone (funzioni) sono coinvolte nello svolgimento dei singoli compiti riguardanti il club. » Modello di diagramma funzionale
Regolamento del comitato direttivo
Nel regolamento del comitato direttivo sono riassunti i princìpi più importanti relativi a conduzione, compiti, pianificazione, riunioni e rimunerazione del comitato stesso. » Modello di regolamento del comitato direttivo
Regolamento del personale
Per i club che dispongono di personale assunto a tempo pieno o parziale, è utile fissare i punti essenziali delle condizioni di lavoro in un regolamento del personale. » Modello di regolamento del personale
Segretariato
Può essere opportuno istituire un segretariato per sgravare i membri del comitato direttivo dalle mansioni di tipo amministrativo (ad es. gestione delle convocazioni, coordinamento del calendario, stesura di verbali, spedizione di inviti, vuotatura della casella postale o coordinamento di e-mail). Una possibile soluzione è assumere uno o più dipendenti a tempo pieno o parziale.
Non è facile trovare funzionari disposti a lavorare a titolo volontario, pertanto i membri del club saranno sicuramente disponibili ad accogliere le vostre richieste in relazione alle mansioni di segretariato.
Vantaggi apportati da un segretariato:
- Minore carico di lavoro per i membri del comitato direttivo
- Ruolo di interfaccia centrale
- Costante disponibilità
- Incentivo alla motivazione per i membri del comitato direttivo
- Possibilità per i membri del comitato direttivo di concentrarsi sulle proprie mansioni specifiche
- Qualità ed efficienza
- Responsabilità chiara
- Professionalizzazione
Svantaggi dovuti a un segretariato:
- Esborsi economici
- Dipendenza
- Onere legato all’introduzione al lavoro e alla conduzione