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Inoltrare informazioni

Fondamentalmente i media interessanti per il vostro club sono quelli locali. Non trascurate nemmeno il giornale di annunci gratuiti pubblicato nella vostra città o nel vostro paese: è comunque importante, perché è proprio in loco che dovete ottenere la fiducia e il sostegno della gente e delle autorità.
Il compito dei media locali è dare conto di quanto accade nella regione e/o in una determinata località. Adottate un approccio attivo e tenete al corrente i media fornendo loro informazioni sul vostro club. A seconda della piattaforma prescelta, dovrete procedere in modo differente. Fondamentalmente, oggigiorno, la soluzione più efficiente è trasmettere testo e immagini in formato elettronico. Allo stesso tempo, però, è molto importante curare i contatti con i media. Se avete già instaurato una relazione, spesso è consigliabile fare un colpo di telefono prima di spedire un comunicato che vorreste vedere pubblicato.
Tenete presente che anche gli stessi media locali hanno interesse a conservare nel tempo i propri clienti. L’estrazione di biglietti per un evento del club può essere utile tanto a voi quanto a loro. Considerate, però, che la libertà redazionale non deve risultarne compromessa. (Esempio: se il giornale locale sponsorizza il vostro evento, la redazione deve comunque essere libera di esprimersi criticamente al riguardo, qualora ve ne fosse motivo.) 

Ecco alcuni consigli per la trasmissione delle informazioni: 

• Stampa locale 
  I quotidiani sono uno strumento di pubbliche relazioni molto importante per voi. Come fare, però, per ottenere il massimo risultato? La cosa migliore è inviare direttamente alla redazione un’e-mail con il vostro testo e un’eventuale immagine, spiegando perché è opportuno che il giornale pubblichi l’articolo. Adottate uno stile sintetico, conciso e accattivante. La finalità della vostra mail è stimolare la redazione a leggere il vostro testo e pubblicarlo. Importante: nell’e-mail devono essere riportati il nome del club e della persona di contatto, con il relativo numero di telefono, nonché tutte le informazioni importanti sulla società. Se necessario (ad esempio, se il vostro comunicato sarà soltanto la base per un pezzo scritto direttamente dalla redazione) chiedete che prima della pubblicazione vi venga sottoposto un «visto si stampi». Avete sempre il diritto di subordinare alla vostra autorizzazione la citazione in contesto di quanto avete scritto. Il vero e proprio testo destinato alla pubblicazione e l’eventuale materiale iconografico vanno spediti come allegato, rispettivamente in formato Word e jpg. 
   
• Radio locali 
  Nel caso di eventi di grande portata, oltre ai giornali ci si può rivolgere anche alle radio locali. Determinati eventi potrebbero addirittura essere resi pubblici attraverso una tavola rotonda con rappresentanti delle autorità oppure sotto forma di interviste. Tenete presente che oggi l’orario di messa in onda non rappresenta più un fattore di possibile penalizzazione: praticamente ogni trasmissione radio, infatti, può essere riascoltata in qualsiasi momento via Internet. 
   
• Consigli su come procedere: 
  in questo caso è raccomandabile una telefonata preliminare, durante la quale spiegherete le vostre intenzioni. A questo punto il giornalista radiofonico deciderà se concedervi uno spazio in onda durante il quale verrete intervistati oppure se dovrete inviargli un breve testo sotto forma di notizia. Nel redigere un testo di questo tipo per un mezzo di comunicazione «orale» come la radio, è importante limitare la lunghezza delle frasi. Provate a pronunciarle ad alta voce e, se necessario, adeguate ciò che avete scritto. 
   
• Emittenti televisive locali 
  Questo mezzo di comunicazione è adatto solo a iniziative molto speciali, ad esempio un grande evento di portata sovraregionale, oppure temi particolarmente scottanti e di notevole impatto emozionale sull’opinione pubblica. In questi casi è necessario contattare preliminarmente la redazione e informarla a tale riguardo. In una prima telefonata, spiegate al giornalista competente in materia in cosa consisterà l’evento in questione. Se mostra interesse, scrivetegli un’e-mail in cui elencherete tutte le informazioni importanti, come data, luogo e programma dell’evento nonché chi vi prenderà parte. Sarà poi la redazione dell’emittente a decidere se inviare dei giornalisti sul posto e cosa poi verrà messo in onda.