Dettagli conferenza stampa

Pianificazione 
La vostra decisione è presa: terrete una conferenza stampa. Ora prendetevi il tempo necessario per organizzarla a dovere. Se c’è un’occasione in cui è necessario che rappresentiate con professionalità il vostro club è proprio l’incontro con i media. Sono i giornalisti a decidere alla fine, una volta terminata la conferenza stampa, quali temi toccheranno e come. Pertanto una conferenza stampa non deve mai, in nessun caso, essere noiosa. Prevedete che al microfono si avvicendino diversi relatori, con interventi di breve durata in cui verranno esposti i fatti più importanti. Fate in modo che una stessa tematica non venga trattata più volte e che non ci siano monologhi. 

Attenzione: in primo luogo, una conferenza stampa deve essere concepita per soddisfare le richieste dei media. Lo spazio e la visibilità concessi agli sponsor devono essere ragionevoli e appropriati. 

Luogo e orario A questo punto avete definito la griglia tematica di massima. Potete passare alla fase successiva, ovvero riflettere su tempi e luoghi della vostra conferenza stampa: 

  • Data 
    Ci sono eventi concomitanti (sovrapposizione di date) o chiusure di redazione imminenti? 
  • Orario 
    L’ideale è scegliere un orario che non costringa inutilmente le redazioni a lavorare sotto pressione. 
  • Luogo 
    Scegliete una location centrale, ben collegata con i mezzi di trasporto pubblici; la disponibilità di parcheggi è un aspetto molto apprezzato in particolar modo dagli operatori di ripresa. 
  • Locali 
    Chiarite tutti gli aspetti relativi alla prenotazione della sala, ai preparativi, agli equipaggiamenti e alle funzionalità tecniche (inclusa un’area di lavoro dotata di WLAN, poiché spesso gli operatori media devono approntare i loro pezzi in tempo reale e inviarli al più presto alle rispettive redazioni). 
  • Contenuti 
    Relatore/i, programma di contorno 

Preparativi 
La vostra decisione di indire una conferenza stampa è ormai definitiva. Ora ritagliatevi tempo sufficiente per organizzare tutto nei minimi dettagli. Procedete passo per passo: 

1° passo: informazioni 
Assicurate l’informazione interna: 

  • Chi sono i relatori e gli ospiti? 
  • Dove ha luogo la conferenza stampa? 
  • Riflettete in merito ai nomi di possibili sostituti dei relatori e accertatene la disponibilità, in modo da poter tamponare eventuali casi di emergenza. 
  • Se la conferenza stampa è di importanza cruciale, vale la pena preavvisare per tempo i media interessati («save the date»). 
  • Chiarite se i relatori hanno esigenze particolari in termini di infrastruttura. In quest’ottica, tenete presente anche il programma di contorno previsto. 

2° passo: diramare gli inviti 
Gli inviti muniti di tagliando di iscrizione da restituire entro una data convenuta accrescono il valore vincolante dei processi di organizzazione e pianificazione. Diramateli nelle due-quattro settimane precedenti la data dell’evento. In linea di principio, gli inviti alle conferenze stampa vengono inviati all’indirizzo della redazione. Eventualmente potete inviare un secondo invito a redattori o giornalisti del media in questione che conoscete per nome. 

L’invito deve contenere per lo meno le informazioni seguenti: 

  • Data, ora, luogo 
  • Da chi giunge l’invito? 
  • Che tema verrà affrontato? 
  • Quale sarà il programma? 
  • Dove si svolgerà la conferenza stampa (mappa)? 

3° passo: organizzazione 
Anche qui, come in tante altre occasioni, predisporre le cose nel modo corretto significa avere già svolto metà del lavoro. Chi si occuperà dell’aperitivo? Come bisogna disporre i tavoli? Scorrete attentamente, punto per punto, la seguente lista: 

  • Spesso all’ingresso della sala della conferenza stampa è collocato un welcome desk, dove potete fornire ragguagli e distribuire le cartelle stampa.
  • Eventualmente, inviate il materiale informativo già prima della conferenza stampa (tassativamente con embargo). In questo modo i partecipanti possono prepararsi meglio e prendere adeguate misure di pianificazione. 
  • L’ideale è che la sala sia dotata di tavoli, naturalmente orientati in direzione dei relatori.
  • Tavolo dei relatori, event. podio: predisponete cartellini su cui sia riportato con chiarezza il nome di tutti i relatori. In questo modo eviterete possibili errori di trascrizione. 
  • Chiarite se vi sia necessità di un servizio catering e se il budget disponibile sia sufficiente a coprire questa spesa. 
  • La sala è dotata delle infrastrutture tecniche necessarie: sedie, microfono, beamer, tela per proiezioni, maxischermo, WLAN, ecc.? 

4° passo: cartella stampa 
La cartella stampa sta alla conferenza stampa come il pallone sta al calcio: impossibile farne a meno! Vi sono contenute tutte le informazioni fornite nell’ambito della conferenza stampa, nel migliore dei casi sia in forma stampata che su chiavetta USB (incluse foto e video). Possibili contenuti: 

  • elenco dei media presenti 
  • profili dei relatori (funzione, professione, in carica dal..., ecc.) 
  • relazioni degli oratori 
  • fatti relativi all’evento (luogo, orario, programma) 
  • partecipanti 
  • statistiche (classifiche, numero di membri, ecc.) 
  • svolgimento del programma 
  • indirizzo di contatto per i media durante l’evento 
  • contributi PR di partner 
  • lista degli sponsor (selezione degli sponsor/partner principali) 
  • comunicato stampa riassuntivo 
  • foto 
  • video 

Consigli per lo svolgimento 

  • Creare un’atmosfera gradevole (benvenuto, indicazioni, allestimento della sala). 
  • Prevedere una finestra di tempo sufficiente per i contatti informali prima e dopo l’evento. 
  • Organizzare momenti più «leggeri» nell’ambito del programma di contorno. 
  • Durata massima di una conferenza stampa: 1-1,5 ore. 
  • Eventuale omaggio: senza oltrepassare i limiti del buon senso, il favore dei media non si può «comprare». 
  • Predisporre dei supporti visivi accattivanti aumenta la probabilità che i contenuti del vostro evento siano divulgati anche sotto forma di immagine. 

E ancora 
Dopo la conferenza stampa vale la pena riunire i collaboratori per trattare a posteriori i seguenti punti: 

  • rassegna stampa (raccolta di quanto apparso sui media = controllo del risultato)
  • invio della documentazione a partecipanti assenti 
  • analisi critica dell’evento
  • conteggio finale 
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