Dettagli conferenza stampa
Pianificazione
La vostra decisione è presa: terrete una conferenza stampa. Ora prendetevi il tempo necessario per organizzarla a dovere. Se c’è un’occasione in cui è necessario che rappresentiate con professionalità il vostro club è proprio l’incontro con i media. Sono i giornalisti a decidere alla fine, una volta terminata la conferenza stampa, quali temi toccheranno e come. Pertanto una conferenza stampa non deve mai, in nessun caso, essere noiosa. Prevedete che al microfono si avvicendino diversi relatori, con interventi di breve durata in cui verranno esposti i fatti più importanti. Fate in modo che una stessa tematica non venga trattata più volte e che non ci siano monologhi.
Attenzione: in primo luogo, una conferenza stampa deve essere concepita per soddisfare le richieste dei media. Lo spazio e la visibilità concessi agli sponsor devono essere ragionevoli e appropriati.
Luogo e orario A questo punto avete definito la griglia tematica di massima. Potete passare alla fase successiva, ovvero riflettere su tempi e luoghi della vostra conferenza stampa:
- Data
Ci sono eventi concomitanti (sovrapposizione di date) o chiusure di redazione imminenti?
- Orario
L’ideale è scegliere un orario che non costringa inutilmente le redazioni a lavorare sotto pressione.
- Luogo
Scegliete una location centrale, ben collegata con i mezzi di trasporto pubblici; la disponibilità di parcheggi è un aspetto molto apprezzato in particolar modo dagli operatori di ripresa.
- Locali
Chiarite tutti gli aspetti relativi alla prenotazione della sala, ai preparativi, agli equipaggiamenti e alle funzionalità tecniche (inclusa un’area di lavoro dotata di WLAN, poiché spesso gli operatori media devono approntare i loro pezzi in tempo reale e inviarli al più presto alle rispettive redazioni).
- Contenuti
Relatore/i, programma di contorno
Preparativi
La vostra decisione di indire una conferenza stampa è ormai definitiva. Ora ritagliatevi tempo sufficiente per organizzare tutto nei minimi dettagli. Procedete passo per passo:
1° passo: informazioni
Assicurate l’informazione interna:
- Chi sono i relatori e gli ospiti?
- Dove ha luogo la conferenza stampa?
- Riflettete in merito ai nomi di possibili sostituti dei relatori e accertatene la disponibilità, in modo da poter tamponare eventuali casi di emergenza.
- Se la conferenza stampa è di importanza cruciale, vale la pena preavvisare per tempo i media interessati («save the date»).
- Chiarite se i relatori hanno esigenze particolari in termini di infrastruttura. In quest’ottica, tenete presente anche il programma di contorno previsto.
2° passo: diramare gli inviti
Gli inviti muniti di tagliando di iscrizione da restituire entro una data convenuta accrescono il valore vincolante dei processi di organizzazione e pianificazione. Diramateli nelle due-quattro settimane precedenti la data dell’evento. In linea di principio, gli inviti alle conferenze stampa vengono inviati all’indirizzo della redazione. Eventualmente potete inviare un secondo invito a redattori o giornalisti del media in questione che conoscete per nome.
L’invito deve contenere per lo meno le informazioni seguenti:
- Data, ora, luogo
- Da chi giunge l’invito?
- Che tema verrà affrontato?
- Quale sarà il programma?
- Dove si svolgerà la conferenza stampa (mappa)?
3° passo: organizzazione
Anche qui, come in tante altre occasioni, predisporre le cose nel modo corretto significa avere già svolto metà del lavoro. Chi si occuperà dell’aperitivo? Come bisogna disporre i tavoli? Scorrete attentamente, punto per punto, la seguente lista:
- Spesso all’ingresso della sala della conferenza stampa è collocato un welcome desk, dove potete fornire ragguagli e distribuire le cartelle stampa.
- Eventualmente, inviate il materiale informativo già prima della conferenza stampa (tassativamente con embargo). In questo modo i partecipanti possono prepararsi meglio e prendere adeguate misure di pianificazione.
- L’ideale è che la sala sia dotata di tavoli, naturalmente orientati in direzione dei relatori.
- Tavolo dei relatori, event. podio: predisponete cartellini su cui sia riportato con chiarezza il nome di tutti i relatori. In questo modo eviterete possibili errori di trascrizione.
- Chiarite se vi sia necessità di un servizio catering e se il budget disponibile sia sufficiente a coprire questa spesa.
- La sala è dotata delle infrastrutture tecniche necessarie: sedie, microfono, beamer, tela per proiezioni, maxischermo, WLAN, ecc.?
4° passo: cartella stampa
La cartella stampa sta alla conferenza stampa come il pallone sta al calcio: impossibile farne a meno! Vi sono contenute tutte le informazioni fornite nell’ambito della conferenza stampa, nel migliore dei casi sia in forma stampata che su chiavetta USB (incluse foto e video). Possibili contenuti:
- elenco dei media presenti
- profili dei relatori (funzione, professione, in carica dal..., ecc.)
- relazioni degli oratori
- fatti relativi all’evento (luogo, orario, programma)
- partecipanti
- statistiche (classifiche, numero di membri, ecc.)
- svolgimento del programma
- indirizzo di contatto per i media durante l’evento
- contributi PR di partner
- lista degli sponsor (selezione degli sponsor/partner principali)
- comunicato stampa riassuntivo
- foto
- video
Consigli per lo svolgimento
- Creare un’atmosfera gradevole (benvenuto, indicazioni, allestimento della sala).
- Prevedere una finestra di tempo sufficiente per i contatti informali prima e dopo l’evento.
- Organizzare momenti più «leggeri» nell’ambito del programma di contorno.
- Durata massima di una conferenza stampa: 1-1,5 ore.
- Eventuale omaggio: senza oltrepassare i limiti del buon senso, il favore dei media non si può «comprare».
- Predisporre dei supporti visivi accattivanti aumenta la probabilità che i contenuti del vostro evento siano divulgati anche sotto forma di immagine.
E ancora
Dopo la conferenza stampa vale la pena riunire i collaboratori per trattare a posteriori i seguenti punti:
- rassegna stampa (raccolta di quanto apparso sui media = controllo del risultato)
- invio della documentazione a partecipanti assenti
- analisi critica dell’evento
- conteggio finale