Svolgimento dell’assemblea generale
Così come ogni giocatore sa dove deve posizionarsi in campo, voi sapete come si svolge l’assemblea generale (AG). Nella migliore delle ipotesi l’avete già simulata più volte prima della «grande finale».
Apertura
Pianificate che all’apertura dell’assemblea gli ospiti di rilievo (rappresentanti delle autorità, della politica, dello sport e dell’economia) pronuncino qualche parola di benvenuto. Limitate a due il numero degli oratori e il discorso a non più di cinque minuti.
L’assemblea non deve assomigliare a una conferenza, ma deve assumere la forma di un dibattito attivo. Cercate di creare un’atmosfera rilassata con un discorso di apertura breve e personale. Non dimenticate assolutamente di salutare tutti gli aventi diritto di voto e gli ospiti nonché partner/sponsor, membri onorari e rappresentanti dei media. Solo a questo punto potrete dare ufficialmente il via all’AG.
Assemblea
Dopo aver informato in merito ai requisiti per il voto conformemente allo statuto, annotate il numero degli aventi diritto di voto. Attenzione: un avente diritto di voto assente non può farsi rappresentare da un’altra persona, poiché l’adesione a un club rappresenta un diritto personale.
Conteggio dei voti
La funzione di contare i voti espressi può essere svolta solo da soggetti aventi diritto di voto. Prestate attenzione a che gli incaricati includano nel conteggio anche il proprio voto. Per agevolare il loro compito, dividete le file dei posti a sedere in settori prima che abbia inizio l’assemblea. Sempre prima dell’assemblea, distribuite eventualmente cartoncini per il voto agli aventi diritto, per facilitare gli addetti al conteggio.
Proposte
Per rendere note le proposte pervenute, occorre disporre delle seguenti informazioni:
- data dell’istanza
- persona che l’ha inoltrata
- contenuto
In caso di questioni di notevole portata, l’assemblea può decidere di integrare l’ordine del giorno con ulteriori punti da discutere, come ad esempio in relazione a modifiche dello statuto o aumento del contributo di iscrizione. In ogni caso, tenete assolutamente presenti le disposizioni contenute nello statuto del club. Verificate anche se determinate questioni possano di fatto essere trattate in sede di AG.
Le proposte riguardanti i singoli punti all’ordine del giorno vanno approfondite solo nel momento in cui si passa a trattare la relativa questione.
Punti all’ordine del giorno
Esponete brevemente, ma in modo chiaro e comprensibile, il contenuto dei singoli punti. Fate riferimento alle informazioni supplementari che avete inviato precedentemente. Prendete posizione riguardo al parere e ai consigli del comitato direttivo.
Formalità
Durante ogni AG vanno trattati i seguenti punti:
- Approvazione del verbale dell’ultima AG; il verbale è pubblicato nel bollettino del club o è stato allegato all’invito
- Rapporti e relazioni del comitato direttivo: rapporto annuale, conto annuale, rapporto di revisione
- Approvazione dell’operato del comitato direttivo
- Tutti i punti all’ordine del giorno che hanno effetti sul budget, ad es. programma annuale, aumento dei contributi d’iscrizione, budget annuale
- Modifiche allo statuto e altre questioni nella sfera di competenza dell’AG
- Elezioni (comitato direttivo, revisori)
- Proposte dei membri non riferite alle questioni sopracitate (prestate attenzione a tempistiche, competenza e pertinenza con i compiti del club)
- Varie ed eventuali: informazioni di interesse generale
- Conclusione della parte ufficiale dell’assemblea generale
Discussione
L’AG non deve sembrare un evento in stile conferenza. Esortate i membri a discutere i singoli punti all’ordine del giorno. Assicuratevi che le proposte siano formulate in modo chiaro. Interrogate costantemente i partecipanti. Accertatevi che non rimangano punti incompresi. Operate anche una distinzione tra mozioni d’ordine e mozioni di modifica riferite a questioni concrete. Mettete sempre prima ai voti le mozioni d’ordine. Queste ultime sono richieste di parola in merito alla procedura, come ad esempio il respingimento di una proposta.
Procedura di voto
Svolgete votazioni ed elezioni per alzata di mano: questa procedura rappresenta tuttora il metodo più veloce. Non dimenticate che votano anche il presidente e il comitato direttivo. In caso di contesa può essere opportuno procedere con voto segreto, quindi con le schede elettorali.
Stesura del verbale
Durante ogni AG va tenuto un verbale, operazione che richiede attenzione e precisione da parte della persona incaricata. Tutte le fasi dell’assemblea devono essere ricostruibili anche in un secondo momento. Attraverso il verbale vengono messi per iscritto anche gli esiti delle votazioni e le richieste di parola.
Spesso può essere utile fare ricorso a un registratore o a un dittafono. Comunque, verificate sempre che l’apparecchio funzioni e la registrazione sia comprensibile.
Un verbale deve comprendere i seguenti punti:
- Ordine del giorno
- Richieste di parola con nome
- Esiti delle votazioni e delle elezioni
- Chisura dell'assemblea
- Stesura del verbale
- Data, oro, luogo
- Direzione
- Lista degli ospiti
- Lista delle presenze
- Nome degli addetti al conteggio dei voti
Il verbale deve essere disponibile entro un mese dall’assemblea (o anche prima) ed essere pubblicato nel giornale del club o allegato all’invito relativo alla successiva assemblea generale.
Chiusura
Concludete l’assemblea con un discorso breve e personale. Cercate di essere spontanei nella formulazione delle frasi.
Consiglio: gli ospiti speciali desiderano ricevere un trattamento speciale. Occupatevi degli ospiti, dei partner/sponsor, dei membri onorari e dei rappresentanti dei media anche una volta conclusa l’assemblea.