Attribuzione dei compiti

Possibili compiti dell’organo responsabile 

  • È responsabile della manifestazione sportiva nel suo complesso. 
  • Stabilisce criteri e strutture e, in qualità di istanza superiore al comitato organizzativo, li formula per iscritto: obiettivi e mandato, competenze e obblighi, contesto finanziario, rendiconto.
  • Su richiesta del comitato organizzativo, decide in via definitiva in merito all’esecuzione della manifestazione.  
  • Approva le pianificazioni e i budget redatti dal comitato organizzativo. 
  • Approva il rapporto relativo alla manifestazione e il conto, e dà scarico al comitato organizzativo. 

Possibili compiti del comitato organizzativo 

  • Formula gli obiettivi parziali e intermedi. 
  • Effettua le pianificazioni da sottoporre all’organo responsabile. 
  • Redige il budget. 
  • Procura le risorse finanziarie, umane e materiali. 
  • Presenta all’organo responsabile la domanda di esecuzione della manifestazione.  
  • Si occupa della comunicazione interna ed esterna. 
  • Dà attuazione alle pianificazioni e realizza la manifestazione sportiva. 
  • Effettua un’analisi della manifestazione. 
  • Chiude il conto e lo sottopone all’approvazione dell’organo responsabile. 
  • Redige un rapporto all’attenzione dell’organo responsabile. 

L’organico del comitato organizzativo dovrebbe essere per quanto possibile ristretto e composto da membri in possesso delle capacità e risorse necessarie. È consigliabile un giusto equilibrio tra generi e fasce d’età diversi. Dopotutto la collaborazione tra i vari soggetti sarà intensa. Inoltre dovranno essere reclutati capi servizio che dispongano di know-how tecnico, una buona rete di contatti e capacità organizzative spiccate. 

Possibili compiti del segretariato 

  • È a capo della segreteria della manifestazione. 
  • Sgrava il presidente, la direzione e i responsabili di settore nelle questioni amministrative. 
  • Gestisce i file degli indirizzi relativi alla manifestazione. 
  • Funge da punto di riferimento e sportello per le informazioni e le iscrizioni per i partecipanti. 
  • Registra tutte le iscrizioni e redige le liste dei partecipanti. 
  • Verifica le autorizzazioni (ad es. per la ristorazione, gli orari di apertura, i parcheggi, i blocchi alla viabilità, le deviazioni, la SUISA ecc.). 
  • Archivia la documentazione del comitato organizzativo. 
  • Tiene il verbale delle riunioni del comitato organizzativo. 
  • Sbriga la corrispondenza relativa alla manifestazione. 
  • Organizza l’invio della documentazione ai partecipanti. 
  • Organizza l’invio in grandi quantità del materiale stampato. 

 

indietro