Attribuzione dei compiti
Possibili compiti dell’organo responsabile
- È responsabile della manifestazione sportiva nel suo complesso.
- Stabilisce criteri e strutture e, in qualità di istanza superiore al comitato organizzativo, li formula per iscritto: obiettivi e mandato, competenze e obblighi, contesto finanziario, rendiconto.
- Su richiesta del comitato organizzativo, decide in via definitiva in merito all’esecuzione della manifestazione.
- Approva le pianificazioni e i budget redatti dal comitato organizzativo.
- Approva il rapporto relativo alla manifestazione e il conto, e dà scarico al comitato organizzativo.
Possibili compiti del comitato organizzativo
- Formula gli obiettivi parziali e intermedi.
- Effettua le pianificazioni da sottoporre all’organo responsabile.
- Redige il budget.
- Procura le risorse finanziarie, umane e materiali.
- Presenta all’organo responsabile la domanda di esecuzione della manifestazione.
- Si occupa della comunicazione interna ed esterna.
- Dà attuazione alle pianificazioni e realizza la manifestazione sportiva.
- Effettua un’analisi della manifestazione.
- Chiude il conto e lo sottopone all’approvazione dell’organo responsabile.
- Redige un rapporto all’attenzione dell’organo responsabile.
L’organico del comitato organizzativo dovrebbe essere per quanto possibile ristretto e composto da membri in possesso delle capacità e risorse necessarie. È consigliabile un giusto equilibrio tra generi e fasce d’età diversi. Dopotutto la collaborazione tra i vari soggetti sarà intensa. Inoltre dovranno essere reclutati capi servizio che dispongano di know-how tecnico, una buona rete di contatti e capacità organizzative spiccate.
Possibili compiti del segretariato
- È a capo della segreteria della manifestazione.
- Sgrava il presidente, la direzione e i responsabili di settore nelle questioni amministrative.
- Gestisce i file degli indirizzi relativi alla manifestazione.
- Funge da punto di riferimento e sportello per le informazioni e le iscrizioni per i partecipanti.
- Registra tutte le iscrizioni e redige le liste dei partecipanti.
- Verifica le autorizzazioni (ad es. per la ristorazione, gli orari di apertura, i parcheggi, i blocchi alla viabilità, le deviazioni, la SUISA ecc.).
- Archivia la documentazione del comitato organizzativo.
- Tiene il verbale delle riunioni del comitato organizzativo.
- Sbriga la corrispondenza relativa alla manifestazione.
- Organizza l’invio della documentazione ai partecipanti.
- Organizza l’invio in grandi quantità del materiale stampato.
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