Preparazione AG

State pianificando un’assemblea generale (AG) diversa dal solito e sperate in un’affluenza elevata. Conoscete un’interessante location in cui organizzare l’evento, come ad esempio la cantina di un castello o un tendone delle feste? È possibile far intervenire un oratore esterno, ad esempio un allenatore della Swiss Football League? All’assemblea va abbinata una manifestazione, come ad es. un torneo amatoriale?
Sbizzarritevi con la fantasia e cercate una soluzione allettante. In ogni caso, non potete fare a meno di un’adeguata preparazione. Solo così l’assemblea sarà più interessante e si svolgerà in tempi rapidi. Spesso è solo il momento in cui si tiene a risultare a molti poco gradito.
La seguente lista di controllo vi aiuta a evitare discorsi disorganizzati e tempi di attesa poco piacevoli: 

  • Sono stati definiti i relatori in seno al comitato direttivo? Tematica, tempo necessario, mezzi per la presentazione? 
  • Lo statuto del club è stato letto attentamente per intero ed è, in caso di necessità, a portata di mano? 
  • Sono stati delucidati in anticipo eventuali aspetti giuridici poco chiari?
  • Sono state definite e formulate eventuali proposte in seno al comitato direttivo? 
  • Sono state verificate le domande di adesione in qualità di membri onorari o liberi? 
  • Sono state definite entrate e uscite? 
  • Sono stati preparati discorsi, presentazioni e scaletta di riferimento?
  • È stata stilata la lista degli ospiti? Sono stati invitati gli ospiti?
  • Sono stati definiti e approntati gli omaggi? 
  • È stato allestito il materiale per l’elezione, ad es. un sufficiente numero di schede?  

Redigete una scaletta di riferimento: vi servirà a garantire uno svolgimento efficiente dell’assemblea. Riportate al suo interno il programma dettagliato con le relative tempistiche. Pianificate anche le pause. Annotate la procedura di voto e di nomina. Preparatevi a eventuali domande e obiezioni. L’ideale sarebbe simulare a mente lo svolgimento dell’assemblea generale, in modo da essere pronti a difendervi da ogni attacco. 

Invito 
Si sa, più l’invito è convincente, maggiore sarà il numero dei partecipanti. Quindi, fate in modo che sia accattivante. Nella realizzazione dell’invito potete sentirvi completamente liberi. Non dimenticate, però, i seguenti allegati: 

  • Ordine del giorno definitivo  
  • Informazioni relative ai singoli punti all’ordine del giorno 
  • Rapporto annuale 
  • Pianificazione annuale 
  • Luogo dell’evento (incl. informazioni sui collegamenti con i mezzi di trasporto pubblici e sulle possibilità di parcheggio) 

Diramate l’invito e gli allegati con anticipo per consentire al maggior numero possibile di interessati di bloccare la data nella propria agenda. Se la documentazione non è ancora pronta, spedite prima l’invito e in un secondo momento gli allegati.
Per evitare che qualcuno dimentichi l’appuntamento, utilizzate se possibile semplici reminder come volantini o banner sul sito del club. 

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