Aufgabenzuordnung

Mögliche Aufgaben der Trägerschaft 

  • Ist verantwortlich für die gesamte Sportveranstaltung.
  • Legt Leitsätze und Strukturen fest und formuliert diese als vorgesetzte Stelle des OKs in schriftlicher Form: Ziele und Auftrag, Kompetenzen und Pflichten, Finanzrahmen, Berichterstattung. 
  • Entscheidet auf Antrag des Organisationskomitees (OK) definitiv über die Durchführung der Veranstaltung.  
  • Genehmigt die Planungen und Budgets des OKs. 
  • Genehmigt den Veranstaltungsbericht und die Rechnung, erteilt dem OK Décharge. 

Mögliche Aufgaben des Organisationskomitees 

  • Formuliert die Teil- und Abschnittsziele. 
  • Erstellt die Planungen zuhanden der Trägerschaft. 
  • Erstellt das Budget. 
  • Beschafft finanzielle und personelle Ressourcen sowie Sachmittel. 
  • Stellt Antrag an die Trägerschaft über die Durchführung der Veranstaltung.  
  • Informiert nach innen und aussen. 
  • Setzt die Planungen um, realisiert die Sportveranstaltung.
  • Wertet die Veranstaltung aus. 
  • Schliesst die Rechnung ab und legt sie der Trägerschaft zur Genehmigung vor.
  • Erstattet Bericht an die Trägerschaft. 

Das OK sollte so klein wie möglich sein und sich aus Mitgliedern zusammensetzen, die über die nötigen Kapazitäten und Ressourcen verfügen. Ein guter Mix von Geschlecht und Alter ist ratsam, schliesslich arbeitet man intensiv zusammen. Weiter sollten Sie Ressortleiterinnen und Ressortleiter rekrutieren, welche fachliches Können, ein gutes Beziehungsnetz und organisatorische Fähigkeiten mitbringen. 

Mögliche Aufgaben des Sekretariats 

  • Führt das Veranstaltungssekretariat. 
  • Entlastet den Präsidenten/die Präsidentin, die Geschäftsführung und die Bereichsleiter/innen in administrativen Belangen. 
  • Bewirtschaftet die Adressdateien der Veranstaltung. 
  • Ist Anlauf-, Auskunfts- und Anmeldestelle für die Teilnehmenden. 
  • Erfasst alle Anmeldungen und erstellt die Teilnehmerlisten. 
  • Klärt Bewilligungen ab (z. B. für Gastronomie, Öffnungszeiten, Parkplätze, Strassensperren, Umleitungen, SUISA usw.). 
  • Archiviert die Dokumente und Unterlagen des OKs. 
  • Führt das Protokoll der OK-Sitzungen. 
  • Erledigt die Korrespondenz im Zusammenhang mit der Veranstaltung. 
  • Organisiert den Versand der Unterlagen an die Teilnehmenden. 
  • Organisiert den Grossversand der Drucksachen. 

 

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