Vorbereitung GV

Sie planen eine etwas andere Generalversammlung (GV) und hoffen auf viele Teilnehmer. Gibt es einen interessanten Veranstaltungsort, zum Beispiel einen Schlosskeller oder ein Festzelt? Ist ein Gastredner greifbar, zum Beispiel eine Trainerin oder ein Trainer der Swiss Football League? Soll die Versammlung mit einem Event verbunden werden, etwa einem Grümpelturnier? Vertrauen Sie Ihrem Ideenreichtum, und finden Sie eine attraktive Lösung. Allerdings kommen Sie so oder so nicht um eine gute Vorbereitung herum. Denn sie macht jede Versammlung interessanter und ermöglicht eine speditive Durchführung. Oft ist es auch nur der Zeitpunkt, der für viele unattraktiv ist. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, unorganisierte Reden und lästiges Warten zu verhindern:

  • Referenten/Referentinnen innerhalb des Vorstands festgelegt? Thema, Zeitbedarf, Präsentationsmittel?
  • Clubstatuten durchgelesen und bei Bedarf zur Hand?
  • Rechtliche Unklarheiten vorgängig abgeklärt?
  • Anträge innerhalb des Vorstandes festgelegt und formuliert?
  • Anträge zur Ehren- oder Freimitgliedschaft geprüft?
  • Ein- und Austritte festgehalten?
  • Reden, Präsentationen und Drehbuch vorbereitet?
  • Gästeliste erstellt? Gäste eingeladen?
  • Geschenke festgelegt und bereitgestellt?
  • Material für «stille Wahl» organisiert, z. B. genügend Zettel?

Erstellen Sie ein Drehbuch. Es hilft, die Versammlung effizient zu führen. Listen Sie darin den detaillierten Ablauf mit Zeitplan auf. Planen Sie auch Pausen ein. Halten Sie das Abstimmungs- und Wahlverfahren fest. Bereiten Sie sich auf mögliche Fragen und Einwände vor. Am besten spielen Sie die GV im Geist durch. Denn so können Sie jeden Angriff gezielt abwehren.

Einladung

Es ist kein Geheimnis, dass die überzeugende Gestaltung einer Einladung die Teilnehmerzahl steigert. Gestalten Sie diese also attraktiv und ansprechend. Sie sind dabei völlig frei. Folgende Beilagen dürfen Sie nicht vergessen:

  • Definitive Traktandenliste
  • Informationen zu den einzelnen Traktanden
  • Jahresbericht
  • Jahresplanung
  • Standortplan (inkl. Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln und Parkplatzmöglichkeiten)

Versenden Sie die Einladung und die Beilagen frühzeitig, damit sich möglichst viele Interessierte den Termin freihalten können. Sind die Unterlagen erst spät bereit, schicken Sie die Einladung schon früher weg und die Beilagen nach.

Damit der Termin nicht vergessen geht, setzen Sie nach Möglichkeit einfache Reminder in Form von Flyern oder Bannern auf der Website des Clubs ein.

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