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Déroulement AG

Tout comme chaque joueur sait où se trouve sa position sur le terrain, vous savez comment fonctionne l’assemblée générale (AG). Idéalement, vous l’avez déjà vécue plusieurs fois avant la grande finale.

Ouverture 
Prévoyez une allocution de bienvenue pour les invités de marque (représentants des autorités, personnalités des milieux politiques, sportifs et économiques) tout au début de la réunion. Limitez le nombre d’intervenants à deux. Cette allocution ne devrait pas durer plus de cinq minutes.
L’assemblée ne doit pas être un exposé magistral, mais une discussion active. Essayez d’instaurer une ambiance détendue, avec un bref discours introductif de votre cru. N’oubliez pas de saluer toutes les personnes ayant le droit de vote, tous les invités, ainsi que les partenaires/sponsors, les membres d’honneur et les représentants des médias. Le moment d’ouvrir officiellement l’AG ne vient qu’ensuite. 

Assemblée 
Après avoir expliqué les modalités de l’exercice du droit de vote conformément aux statuts, il convient de relever le nombre de votants et de bulletins. Veuillez noter qu’une personne au bénéfice du droit de votre ne peut se faire remplacer par une autre car l’affiliation à un club constitue un droit de la personne. 

Scrutateurs 
Seuls des personnes au bénéfice du droit de vote peuvent être désignés scrutateurs. Assurez-vous que les scrutateurs comptabilisent leur propre bulletin. Pour le dépouillement des votes, déterminez avant l’assemblée des secteurs correspondant à des rangées de sièges. Remettez si possible les bulletins de vote avant l’assemblée; il sera ainsi plus facile aux pour les scrutateurs de faire le décompte des voix. 

Propositions 
Les propositions doivent comporter les informations suivantes: 

• La date de dépôt
• Le nom de l’auteur de la proposition 
• Le contenu 

L’assemblée peut également décider de porter à l’ordre du jour d’autres sujets de portée importante comme des modifications des statuts ou une augmentation des cotisations. Assurez-vous cependant que les dispositions statutaires du club sont respectées. Vérifiez en premier lieu si l’AG est habilitée à entrer en matière sur ces sujets.
Les propositions relatives à des points inscrits à l’ordre du jour ne peuvent être débattues qu’au moment où ce point est traité. 

Ordre du jour 
Expliquez-en le contenu brièvement, mais de façon claire et compréhensible. Renvoyez aux informations complémentaires que vous aurez envoyées en amont. Précisez la position et la recommandation du comité. 

Aspects formels 
Chaque AG doit aborder les points suivants: 

• Approbation du procès-verbal de la dernière assemblée générale; ce document est publié dans le bulletin du club ou joint à la convocation.
• Présentation des documents comptables par le comité: rapport annuel, comptes annuels, rapport des réviseurs 
• Décharge au comité 
• Tous les points de l’ordre du jour qui ont une incidence sur le budget, p. ex. programme d’activités annuel, augmentation des cotisations, budget annuel
• Modifications des statuts et autres questions relevant de la compétence de l’AG 
• Élections (comité, réviseurs) 
• Propositions des membres ne concernant pas les points susmentionnés (veiller au respect des délais et aux attributions de chacun; il faut aussi que les sujets aient un rapport avec les activités du club). 
• Divers: Informations d’intérêt général 
• Conclusion de la partie officielle de l’assemblée générale 

Discussion 
L’AG ne doit pas être un lieu de conférence. Invitez les membres à discuter des points à l’ordre du jour. Assurez-vous que les propositions sont clairement formulées. Demandez-toujours des éclaircissements au besoin. Assurez-vous d’être compris. Opérez une distinction entre les motions d’ordre et les amendements factuels. Votez toujours en premier lieu sur les motions d’ordre. Les motions d’ordre sont des demandes de procédure, comme le rejet d’une proposition. 

Procédure de vote 
Les votes et les élections se font à main levée: c’est encore et toujours la méthode la plus rapide. N’oubliez pas que le président et les membres du comité peuvent voter. Lors de «batailles électorales», il peut s’avérer judicieux de voter à bulletin secret. 

Tenue du procès-verbal 
Un procès-verbal doit être établi pour chaque AG. Cette mission exige de l’attention et de la précision de la part de la personne chargée de sa tenue. Le déroulement précis de l’AG, étape par étape, doit ressortir clairement, même si le document est lu longtemps après. Tous les résultats des votes et les prises de paroles doivent également être consignés par écrit.
Un magnétophone ou un dictaphone peut s’avérer utile. N’oubliez pas de contrôler que l’appareil est branché et que l’enregistrement est compréhensible.
Le procès-verbal doit comporter les points suivants:  

• Ordre du jour
• Interventions (avec noms)
• Résultats des votes et des élections
• Clôture de l'asemblée
• Tenue du procès-verbal
• Date, heure, lieu
• Direction
• Liste des invités
• Liste de présence 
• Nom des scrutateurs

Le procès-verbal doit être disponible dans un délai d’un mois (au plus tard) après l’assemblée et publié dans le bulletin du club ou joint à la convocation à l’AG suivante.

Clôture
Clôturez l’assemblée par un bref discours de votre cru. Exprimez-vous spontanément. 

Conseil: les invités spéciaux souhaitent un traitement spécial. Même une fois l’assemblée formellement terminée, occupez-vous d’eux, des partenaires/sponsors, des membres d’honneur et des représentants des médias.