Details Medienkonferenz

Planung 

Sie haben sich also entschieden, eine Medienkonferenz zu organisieren. Nehmen Sie sich genug Zeit für die Organisation. Gerade vor den Medien müssen Sie Ihren Club professionell vertreten. Schliesslich entscheiden die Journalisten, worüber und wie sie nach einer Konferenz berichten werden. Eine Medienkonferenz darf deshalb auf keinen Fall langweilig sein. Organisieren Sie verschiedene Referenten, die in Kurzvorträgen die wichtigsten Facts liefern. Achten Sie dabei darauf, dass es weder inhaltliche Überschneidungen noch Monologe gibt.

Achtung: Medienkonferenzen müssen primär auf die Anliegen der Medien ausgerichtet sein. Sponsorenauftritte sollen in einem angemessenen Verhältnis dazu stehen. 

Ort und Zeit 

Sie haben das grobe Themenraster definiert. Überlegen Sie sich in einem nächsten Schritt, wann und wo Sie die Medienkonferenz abhalten möchten: 

  • Datum
    Gibt es Konkurrenzveranstaltungen (Datenüberschneidungen) oder redaktionelle Deadlines?
  • Zeit
    optimalerweise wählen Sie Zeiten, die für News-Gefässe der Redaktionen keinen unnötigen Zeitdruck verursachen.
  • Ort
    zentral, auch mit öffentlichem Verkehr gut erreichbar; Parkplatzangebot wird besonders von Kameraleuten sehr geschätzt. 
  • Raum
    Reservation, Vorbereitung, Ausstattung, technische Möglichkeiten klären (inklusive Working Area mit WLan, da Medienschaffende oft vom PK-Ort aus möglichst schnell ihre Redaktionen beliefern müssen). 
  • Inhalt
    Referent, Rahmenprogramm 

Vorbereitungen 

Der Entscheid für eine Medienkonferenz ist definitiv gefallen. Reservieren Sie sich nun genügend Zeit, um alles bis ins kleinste Detail zu organisieren. Gehen Sie Schritt für Schritt vor: 

1. Schritt: Informationen 

Stellen Sie interne Informationen sicher: 

  • Wer sind die Referenten und Gäste?
  • Wo findet die Konferenz statt? 
  • Mögliche Ersatzreferenten ins Auge fassen und eruieren, damit in einem Notfall gehandelt werden kann.
  • Bei wichtigen Medienkonferenzen lohnt sich eine frühzeitige Vorinformation der Medien. („Save the date“). 
  • Klären Sie ab, welche Infrastruktur die Referenten brauchen. Denken Sie dabei auch an das geplante Rahmenprogramm. 

2. Schritt: Einladung 

Medienkonferenzen lassen sich verbindlicher planen und organisieren, wenn die Einladung mit Anmeldetalon und Frist begleitet ist. Verschicken Sie diese ca. zwei bis vier Wochen vor dem Termin. Einladungen zu Medienkonferenzen werden grundsätzlich an die Redaktionsadresse geschickt. Eventuell können Sie auch eine zweite Einladung an Redaktoren oder Journalisten des jeweiligen Mediums verschicken, die Ihnen namentlich bekannt sind.

Beachten Sie folgende Mindestinhalte der Einladung: 

  • Datum, Zeit, Ort
  • Wer lädt ein? 
  • Was ist das Thema? 
  • Wie sieht das Programm aus? 
  • Wo findet es statt (Situationspla)? 

3. Schritt: Organisation 

Wie überall erledigt auch hier eine gute Organisation die halbe Arbeit. Wer übernimmt den Apéro? Wie stehen die Tische? Gehen Sie untenstehende Liste sorgfältig Punkt für Punkt durch: 

  • Oft gibt es einen Welcome-Desk vor dem Konferenzraum. Dort verteilen Sie Pressemappen und geben allfällige Auskünfte. 
  • Verschicken Sie allenfalls Informationen vor der Medienkonferenz (unbedingt mit Sperrfrist). Die Teilnehmenden können sich so besser vorbereiten und ihre Medien entsprechend planen.
  • Optimal sind Tische im Konferenzraum. Natürlich in Richtung des Referenten.
  • Referententisch, evtl. Rednerpult: Schreiben Sie deutliche Namensschilder für alle Referenten. Damit beugen Sie allfälligen Schreibfehlern vor. 
  • Abklären: Ist der Bedarf und das Budget für einen Cateringservice vorhanden? 
  • Ist die technische Infrastruktur vorhanden: Bestuhlung, Mikrofon, Beamer, Leinwand, Big Screen, WLan usw.? 

4. Schritt: Pressemappe 

Eine Pressemappe gehört zu einer Medienkonferenz wie der Ball zum Fussball. Sie enthält alle Informationen, optimalerweise in gedruckter Form sowie auf USB-Stick (inklusive Fotos oder Videos). Mögliche Inhalte: 

  • Präsenzliste Medien 
  • Referentenporträts (Funktion, Beruf, im Amt seit ... usw.)
  • Referate der Redner 
  • Fakten zum Anlass (Ort, Zeit, Programm) 
  • Teilnehmer 
  • Statistisches (Ranglisten, Mitgliederzahl usw.) 
  • Programmablauf 
  • Medienkontaktadresse während der Veranstaltung 
  • PR-Beiträge von Partnern 
  • Sponsorenliste (Auswahl der wichtigsten Partner/Sponsoren) 
  • Zusammenfassender Pressetext 
  • Fotos
  • Videos 

Tipps zum Ablauf 

  • Atmosphäre schaffen (Begrüssung, Wegweisung, Dekoration)
  • Genügend Zeit einplanen für informelle Kontakte vor und nach der Veranstaltung 
  • Auflockernde Programmpunkte im Sinne eines Rahmenprogramms 
  • Maximale Dauer einer Medienkonferenz 1-1,5 Stunden 
  • Eventuell Erinnerungsgeschenk: Vernunft walten lassen – der Goodwill der Medien lässt sich nicht «erkaufen». 
  • Schaffen Sie Bildsujets und erhöhen Sie damit die Chance, dass Ihr Anlass auch im Bildbereich publiziert wird. 

Übrigens 

Nach der Medienkonferenz lohnt es sich, sich mit Ihren Mitarbeitern zusammenzusetzen, um in aller ruhe die folgende Nachbearbeitung vorzunehmen: 

  • Clipping (Sammeln des Medienechos = Erfolgskontrolle)
  • Versand der Dokumentation an nicht erschienene Teilnehmer 
  • Kritische Analyse des Anlasses 
  • Abrechnung des Anlasses 
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