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Sportveranstaltung

Die Idee für die Sportveranstaltung ist definiert. Nun können Sie in die Vorbereitungsphase starten und mit einer sorgfältigen Planung dafür sorgen, dass die Veranstaltung erfolgreich durchgeführt werden kann. Eine gute Vorbereitung hilft Ihnen, in entscheidenden oder heiklen Situationen richtig zu reagieren und wenn nötig zu improvisieren. Gerade in der Vorbereitungsphase ist es wichtig, dass 

• Querinformationen nach allen Seiten regelmässig erfolgen; 
• für die interne Kommunikation und Koordination genügend Zeit eingeplant wird; 
• die Aufgaben passend verteilt werden, um den Aufwand für die Einzelnen in Grenzen zu halten. 

Vergessen Sie zudem nicht, mit den örtlichen Behörden frühzeitig die erforderlichen Bewilligungen abzuklären. Das hier nachfolgend vorgestellte 5-Phasen-Modell kann in der strukturierten Planung behilflich sein. 

5-Phasen-Eventmanagement 
Die Organisation einer Sportveranstaltung ist ein Projekt mit folgenden Eigenschaften:  

• Einmaliges Vorhaben mit definierter Zielvorgabe
• Vorbestimmter Anfangs- und Endzeitpunkt  
• Personell und finanziell begrenzte Ressourcen  
• Unsicherheiten bezüglich Zeit, Erfolg und Kosten  
• Projektspezifische Organisation: Trägerschaft bzw. Auftraggeber, Veranstaltungsleitung, Organisationsbereiche, Organisationsbereichsleiter/innen  

Diese Kriterien gelten sowohl für einmalige als auch für wiederholt durchgeführte Veranstaltungen.
Jede Sportveranstaltung ist ein Unikat. Dennoch ist es sinnvoll, den Ablauf eines Veranstaltungsprojekts in einer generalisierten Form darzustellen. Das 5-Phasen-Modell eignet sich gut, um bei der Organisation einer Sportveranstaltung systematisch vorzugehen und den Überblick zu behalten.
Dieses Phasenmodell lässt sich an die Rahmenbedingungen und speziellen Bedürfnisse der zu organisierenden Veranstaltung anpassen. So können Sie bei einer wiederkehrenden Veranstaltung beispielsweise auf die Phasen 1 und 2 verzichten oder bei einer Kleinst- oder Kleinveranstaltung allenfalls die Phasen 2 und 3 zusammenlegen. 

Projektdreieck 
Das «Magische Dreieck des Projektmanagements» hat für Veranstaltungen eine besondere Bedeutung. «Magisch» ist es deshalb, weil jede Änderung einer Ecke Auswirkungen auf mindestens eine andere hat. Beispiel: Die Verstärkung des Sicherheitsdispositivs verbessert die Qualität des Produkts. Sie ist aber nur mit einem erhöhten personellen und finanziellen Aufwand zu realisieren. 

Das Produkt – das heisst die Ziele, die Inhalte und die Qualität der Veranstaltung – wird von der Trägerschaft bzw. vom Auftraggeber definiert. Es muss mit den vorhandenen personellen, finanziellen und materiellen Ressourcen entwickelt werden können und zu einem vorbestimmten Zeitpunkt einsatzbereit sein. Sportveranstaltungen haben in der Regel kein Verschiebedatum.  

Meilensteine 
Die 5 Phasen geben dem Projekt «Sportveranstaltung» eine organisatorische Struktur. Die zeitliche Struktur des Projekts wird durch Meilensteine gesetzt. Meilensteine markieren Termine, an denen ein definiertes, nach vorgegebenen Kriterien überprüfbares Ergebnis vorliegen muss. In jeder Organisationsphase kann der Veranstalter einen oder auch mehrere Meilensteine setzen.