Manifestazione sportiva
Una volta definita l’idea relativa alla manifestazione sportiva, potete partire con la fase di preparazione e, attraverso una pianificazione accurata, fare in modo che l’evento si svolga al meglio. Una preparazione adeguata vi permette di reagire nel modo corretto in situazioni cruciali o delicate e, se necessario, improvvisare in modo ragionato. Proprio in questa fase è importante che
- le informazioni circolino anche trasversalmente raggiungendo sempre tutte le parti interessate;
- venga pianificato tempo a sufficienza per la comunicazione e il coordinamento interni;
- i compiti siano distribuiti in modo equo per limitare il carico di lavoro in capo ai singoli soggetti.
Non dimenticate, inoltre, di verificare tempestivamente le autorizzazioni necessarie con le autorità locali. Vi presentiamo di seguito un modello a 5 fasi che può risultare utile durante la pianificazione strutturata.
La gestione degli eventi in 5 fasi
L’organizzazione di una manifestazione sportiva costituisce un progetto che ha le seguenti caratteristiche:
- Progetto unico con obiettivi ben definiti
- Inizio e fine prestabiliti
- Risorse umane e finanziarie limitate
- Incertezze riguardo a tempo, risultato e costi
- Organizzazione specifica del progetto: organo responsabile e/o committente, responsabili della manifestazione, settori organizzativi e rispettivi responsabili
1 Idea manifestazione / mandato di esecuzione
2 Concetto manifestazione
3 Pianificazione manifestazione
4 Esecuzione manifestazione
5 Follow-up manifestazion
Questi criteri si applicano sia per le manifestazioni che hanno luogo un’unica volta sia per quelle ricorrenti.
Benché ogni manifestazione sportiva sia un caso a sé, è opportuno rappresentare in forma generalizzata lo svolgimento di un progetto legato a un evento di questo tipo. Il modello a 5 fasi è utile per procedere in maniera sistematica durante l’organizzazione di una manifestazione sportiva e mantenere una visione d’insieme.
Questo modello a fasi si può adattare in funzione delle condizioni quadro e delle esigenze specifiche della manifestazione da organizzare. Ad esempio, nel caso di un evento ricorrente è possibile ignorare le fasi 1 e 2 oppure, se la manifestazione è di piccola entità, si possono eventualmente accorpare le fasi 2 e 3.
Il triangolo del progetto
Prodotto
Obiettivi, contenuti, qualità
Tempo
Data di esecuzione fissa, milestone
Risorse
Personale, finanze, infrastruttura/materiale
Il «triangolo magico della gestione dei progetti» assume, nel caso delle manifestazioni, un significato particolare. Viene definito «magico» poiché ogni modifica apportata a un vertice produce effetti su almeno uno degli altri due. Ad esempio, rafforzando il dispositivo di sicurezza si migliora la qualità del prodotto. Ma ciò è realizzabile solo con un impiego elevato di risorse umane e finanziarie.
Il prodotto – vale a dire gli obiettivi, i contenuti e la qualità della manifestazione – viene definito dall’organo responsabile e/o dal committente. Deve poter essere sviluppato con le risorse disponibili a livello finanziario, di materiale e di personale e deve essere utilizzabile in un momento prestabilito. Di norma, le manifestazioni sportive non prevedono alcuna data di riserva.
Milestone
Le 5 fasi danno al progetto «Manifestazione sportiva» una struttura organizzativa. La struttura temporale del progetto viene definita dalle milestone, che segnano momenti precisi in cui deve concretizzarsi un determinato risultato, verificabile in base a criteri predefiniti. In ogni fase, l’organizzatore della manifestazione può fissare una o più milestone.