Temi

Riunioni

È necessario che il comitato direttivo si riunisca periodicamente per coordinare e armonizzare la conduzione del club, mettere in moto il processo di formazione delle opinioni e prendere decisioni di rilievo.
Affinché le riunioni possano svolgersi in modo efficace, occorre prepararle con cura e dirigerle con mano salda. È consigliabile non superare una durata di due ore. 

Consigli per l’organizzazione delle riunioni: 

Aspetti fondamentali 

• Stilare un piano annuale delle riunioni (date fisse)
• Definire gli argomenti principali da discutere in base al momento dell’anno (ad es. pianificazione annuale, rendiconto, assemblea generale, ecc.) 
• Nel fissare data e ora della riunione, prestare attenzione all’agenda dei partecipanti 
• Prediligere un ordine del giorno più snello, concedendo però più tempo per discutere delle singole questioni: in questo modo il dibattito risulta più interessante e più focalizzato sugli aspetti fondamentali  

Preparazione 

• Definire l’ordine del giorno della riunione d’intesa con i membri del comitato direttivo e verificare la competenza del comitato stesso in relazione ai problemi e alle questioni sollevate 
• Diramare per tempo l’avviso di convocazione, accludendovi ordine del giorno e documentazione (in modo tale che i destinatari li ricevano con almeno un week-end di anticipo sulla data della riunione)
• Inviare per tempo i rapporti relativi alle varie sfere di competenza (in modo tale che i destinatari li ricevano con almeno un week-end di anticipo sulla data della riunione) 
• Annotare sull’avviso di convocazione gli obiettivi connessi ai singoli oggetti all’ordine del giorno e il tempo necessario per la loro disamina 
• A seconda degli argomenti da dibattere, invitare i funzionari e/o gli specialisti direttamente interessati 
• Ridurre la documentazione all’essenziale: descrizione sintetica del problema, illustrazione delle possibili soluzioni, proposta di deliberazione con relativa motivazione 
• Lettura attenta dei vecchi verbali 
• Riservare un locale adatto: spazio sufficiente con superfici di appoggio, nessun fattore di disturbo, se necessario infrastruttura per presentazioni; prevedere la disponibilità di bevande 

Conduzione della riunione 

• Comunicare gli obiettivi della riunione 
• Garantire la tenuta del verbale 
• Chiedere ai presenti se debbano essere trattati o meno eventuali oggetti dell’ultimo minuto, non inseriti all’ordine del giorno  
• Verificare il grado di adempimento degli incarichi in corso 
• Moderare il dibattito, il presidente non deve assumere un atteggiamento di dominanza 
• Restare in argomento, non disperdersi in chiacchiere 
• Far partecipare tutti i presenti 
• Non perdere di vista la tabella di marcia 
• Nel caso di una riunione di lunga durata (superiore alle due ore) prevedere delle pause 
• Sintetizzare i risultati parziali a cui si è giunti, puntare all’obiettivo. Eventualmente, disporre che vengano condotti ulteriori accertamenti e rimandare la decisione a un momento successivo 
• Fissare e formulare in modo chiaro risultati e decisioni 

Verbalizzazione 

• Stendere un verbale delle decisioni in cui siano riportate anche responsabilità e tempistiche 
• Integrare eventuali chiarimenti ottenuti a seguito della riunione (annotare specificamente tale fattispecie) 
• Diffondere il verbale entro 14 giorni dalla riunione