Riunioni
È necessario che il comitato direttivo si riunisca periodicamente per coordinare e armonizzare la conduzione del club, mettere in moto il processo di formazione delle opinioni e prendere decisioni di rilievo.
Affinché le riunioni possano svolgersi in modo efficace, occorre prepararle con cura e dirigerle con mano salda. È consigliabile non superare una durata di due ore.
Consigli per l’organizzazione delle riunioni:
Aspetti fondamentali
- Stilare un piano annuale delle riunioni (date fisse)
- Definire gli argomenti principali da discutere in base al momento dell’anno (ad es. pianificazione annuale, rendiconto, assemblea generale, ecc.)
- Nel fissare data e ora della riunione, prestare attenzione all’agenda dei partecipanti
- Prediligere un ordine del giorno più snello, concedendo però più tempo per discutere delle singole questioni: in questo modo il dibattito risulta più interessante e più focalizzato sugli aspetti fondamentali
Preparazione
- Definire l’ordine del giorno della riunione d’intesa con i membri del comitato direttivo e verificare la competenza del comitato stesso in relazione ai problemi e alle questioni sollevate
- Diramare per tempo l’avviso di convocazione, accludendovi ordine del giorno e documentazione (in modo tale che i destinatari li ricevano con almeno un week-end di anticipo sulla data della riunione)
- Inviare per tempo i rapporti relativi alle varie sfere di competenza (in modo tale che i destinatari li ricevano con almeno un week-end di anticipo sulla data della riunione)
- Annotare sull’avviso di convocazione gli obiettivi connessi ai singoli oggetti all’ordine del giorno e il tempo necessario per la loro disamina
- A seconda degli argomenti da dibattere, invitare i funzionari e/o gli specialisti direttamente interessati
- Ridurre la documentazione all’essenziale: descrizione sintetica del problema, illustrazione delle possibili soluzioni, proposta di deliberazione con relativa motivazione
- Lettura attenta dei vecchi verbali
- Riservare un locale adatto: spazio sufficiente con superfici di appoggio, nessun fattore di disturbo, se necessario infrastruttura per presentazioni; prevedere la disponibilità di bevande
Conduzione della riunione
- Comunicare gli obiettivi della riunione
- Garantire la tenuta del verbale
- Chiedere ai presenti se debbano essere trattati o meno eventuali oggetti dell’ultimo minuto, non inseriti all’ordine del giorno
- Verificare il grado di adempimento degli incarichi in corso
- Moderare il dibattito, il presidente non deve assumere un atteggiamento di dominanza
- Restare in argomento, non disperdersi in chiacchiere
- Far partecipare tutti i presenti
- Non perdere di vista la tabella di marcia
- Nel caso di una riunione di lunga durata (superiore alle due ore) prevedere delle pause
- Sintetizzare i risultati parziali a cui si è giunti, puntare all’obiettivo. Eventualmente, disporre che vengano condotti ulteriori accertamenti e rimandare la decisione a un momento successivo
- Fissare e formulare in modo chiaro risultati e decisioni
Verbalizzazione
- Stendere un verbale delle decisioni in cui siano riportate anche responsabilità e tempistiche
- Integrare eventuali chiarimenti ottenuti a seguito della riunione (annotare specificamente tale fattispecie)
- Diffondere il verbale entro 14 giorni dalla riunione
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