Organisation du club
Une organisation adaptée aux objectifs, à la taille et aux besoins de chaque club de football constitue la base d’une coopération réussie entre tous les organismes et individus engagés. Un accord clair sur les responsabilités, les tâches et les compétences permet d’éviter les démarches inutiles, l’arbitraire et les développements indésirables.
Les principes de l’organisation du club sont énoncés dans la charte et dans les statuts. Il revient au conseil d’administration de prendre les mesures organisationnelles nécessaires au fonctionnement du club sur la base de ces directives. Pour ce faire, il veille à ce que la structure de gestion soit claire, efficace et compréhensible pour toutes les parties concernées. Il veille également à la gestion économique des ressources disponibles.
Les ressources suivantes permettent au conseil d’administration de gérer de manière optimale l’organisation du club:
Assemblée générale
L’assemblée générale (AG) est l’organe de prise de décisions le plus important du club et se trouve donc au sommet de la hiérarchie du club. L’organisation, les tâches et les compétences de l’AG sont régies par les statuts du club. Les dispositions légales se trouvent à l’art. 64 ss CC. Voir aussi le chapitre Événements.
Organigramme du club
L’organigramme du club montre en un coup d’œil quels organes et responsabilités (postes) existent dans le club et qui est subordonné à qui et dans quel cadre général ces postes sont liés entre eux. » Modèle d’organigramme La taille d’un club peut influencer les structures organisationnelles. Dans tous les cas, il est conseillé de définir clairement les hiérarchies.
Descriptions de postes
Il est intéressant que tous les membres du conseil d’administration aient une description écrite de leur fonction dans laquelle sont consignés leur poste, leurs tâches et leurs compétences. » Descriptions de postes
Diagrammes des fonctions
Les diagrammes des fonctions montrent sous forme de tableaux quelles personnes (fonctions) sont impliquées dans le traitement de chaque tâche du club. » Modèle de diagramme des fonctions
Règlement du conseil d’administration
Le règlement du conseil d’administration résume les principes les plus importants concernant la gestion, les tâches, la planification, les réunions et la rémunération du conseil. » Modèle de règlement du conseil d’administration
Règlement du personnel
Il est bénéfique que les clubs ayant du personnel à temps plein ou à temps partiel fixent les points essentiels des conditions d’emploi dans un règlement du personnel. » Modèle de règlement du personnel
Secrétariat
Il est raisonnable de décharger les membres du conseil d’administration de tâches administratives telles que la coordination du plan de match, la préparation des procès-verbaux, l’envoi des invitations, la relève du courrier ou la coordination des e-mails, et de les confier à un secrétariat. Cela peut être réalisé grâce à un (ou plusieurs) poste(s) à temps partiel ou à temps plein.
Étant donné qu’il n’est pas facile de trouver des agents bénévoles, vous serez sûr de trouver un bon accueil auprès des membres de votre club ouverts à cet égard.
Avantages d’un secrétariat:
- Décharge de travail pour les membres du conseil d’administration
- Rôle de pivot
- Disponibilité
- Motivation accrue des membres du conseil d’administration
- Concentration de l’effort des membres du conseil d’administration sur leurs tâches
- Qualité et efficience
- Responsabilité claire
- Professionnalisation
Inconvénients d’un secrétariat:
- Charges financières
- Dépendance
- Frais de mise en place et de gestion